外部の分担は作業ごとに分けると確認先が分かる

外部に任せていると聞いても、具体的な作業や社内との分担までは分かりません。自社の商品に関わる作業と、提案に必要な情報の確認先を整理します。

  • 分担の記録の仕方を決める　社内で行う作業と外部に任せている作業を、作業ごとに分けて記録します。
  • 情報の確認先を決める　提案に必要な情報を誰が持ち、商談先の誰に確認を依頼するかを決めます。
  • 提案に含める範囲を決める　自社の商品が関わる範囲と、提案前に確認が必要な点を分けて書きます。

外部に任せた業務にも社内の作業が残る

業務の名前だけでは、外部に任せた作業の範囲を特定できません。作業の内容、始まりと終わり、商談先の窓口を分けて聞きます。

  • 作業の内容を聞く　何を扱い、どのような処理や確認を任せているのかを聞き、具体的な動作で書きます。
  • 範囲の両端を聞く　外部の作業がどこから始まり、どこで終わるのかを聞きます。
  • 社内の窓口を聞く　外部との作業の連絡を、商談先の誰が受け持っているかを確認します。

外部に任せた作業の聞き取り

聞くこと確かめる理由分からないとき
どの作業か業務名だけでは任せた内容を特定できません。実際に扱うものと行う動作を追加で聞きます。
どこからどこまでか社内に残る作業を見落とさないためです。始まりと終わりのうち、分からない方を未確認として記録します。
誰が窓口か分担について確認を依頼する相手が分かります。社内の連絡担当を商談先に確認してもらいます。
表は編集部作成の例です。外部に任せているという事実だけで、提案しやすい相手だとは判断しません。

境目で誰が判断するかで分担が変わる

渡すものと受け取るものが分かっても、内容を誰が判断するかは別に確認が必要です。受け渡しの前後にある確認や修正も、分担として記録します。

  • 渡す前の作業を見る　外部へ渡すものを誰が用意し、渡せる状態かを誰が判断するのかを聞きます。
  • 受け取った後を見る　返ってきたものを誰が確認し、そのまま使えるかを誰が判断するのかを聞きます。
  • 修正の分担を聞く　不足や誤りがあった場合に、社内と外部のどちらが確認し、修正するかを聞きます。

境目で確認する内容

境目確かめること記録
外部へ渡すとき何を渡し、渡せる状態かを誰が判断するかを聞きます。渡すもの、用意する人、判断する人を書きます。
社内で受け取るとき何が返ってきて、使える状態かを誰が判断するかを聞きます。受け取るもの、確認する人、判断する人を書きます。
修正が必要なとき不足や誤りを誰が調べ、誰が修正するかを聞きます。社内で直す範囲と外部に戻す範囲を書きます。
表は編集部作成の例です。ここで確認する判断は、受け渡す内容についての判断です。

公開された提供内容が今回の分担とは限らない

外部事業者の公開情報に載っている作業が、今回も任されているとは限りません。公開情報は確認する項目を考えるために使い、実際の分担は商談先に聞きます。

  • 公開情報に印を付ける　公開された提供内容には、今回の分担を確認する前の情報であることを明記します。
  • 実際の依頼範囲を聞く　公開情報にある作業のうち、今回どの作業を任せているかを確認します。
  • 依頼していない作業も聞く　任せていない作業を、そのまま社内の作業とは扱いません。実施の有無と担当を聞きます。

情報の種類による扱い方

情報の種類扱い注意
公開された提供内容分担について聞く項目の参考にします。今回も提供されているとは断定しません。
今回の依頼範囲商談先に確認した作業を分担表に書きます。確認できた範囲を超えて広げません。
依頼していない作業実施の有無と、実施する場合の担当を聞きます。社内で行う、別の外部に任せる、行わない場合を区別します。
表は編集部作成の例です。公開情報の記載と商談先からの回答は、出所を分けて残します。

提案に必要な情報が窓口に集まっているとは限らない

商談の窓口が、外部の作業の詳細まですべて把握しているとは限りません。必要な情報ごとに、持っている人と確認を依頼する相手を分けて整理します。

  • 必要な情報を絞る　自社の商品が関わる作業を判断するために、何が分かればよいかを先に書きます。
  • 情報を持つ人を聞く　商談先の窓口、別部署、外部事業者のうち、実際の内容を確認できる人を聞きます。
  • 確認経路を分けて書く　情報を持つ人が分かっても、直接の連絡先とは扱わず、商談先に確認方法を相談します。

必要な情報と確認経路

必要な情報持っている人確かめ方
今回の分担商談先の窓口が把握しているかを聞きます。窓口に分かる範囲を確認します。
社内で使える条件受け取ったものを使う部署が把握しているかを聞きます。窓口から該当部署へ確認してもらいます。
外部との受け渡しの形外部事業者が把握しているかを聞きます。商談先から外部事業者へ確認してもらいます。
表は編集部作成の例です。表の確認先は例です。実際に誰が情報を持つかは商談先に確認します。

外部への確認は商談先の窓口を通すしかない

外部事業者に直接連絡すると、商談先が知らないところで確認や作業の話が進むおそれがあります。外部への確認が必要な場合も、まず商談先の窓口に依頼します。

  • 連絡先だけで動かない　外部事業者の名前や連絡先が分かっても、窓口を飛び越えて問い合わせません。
  • 確認の目的を伝える　提案のどの部分を判断するために必要なのかを添え、商談先に確認を依頼します。
  • 作業の変更を求めない　分担の確認に、外部の作業を変える依頼を混ぜません。変更が必要なら商談先に相談します。

窓口を通して進める対応

避けること起こり得ること代わりにすること
無断で直接連絡する商談先が確認の内容を把握できないおそれがあります。確認したい内容を窓口に渡します。
背景を省いて聞く何のための確認か伝わらず、回答がずれるおそれがあります。提案との関係を添えて依頼します。
作業変更も求める確認が変更の依頼として伝わるおそれがあります。現状の確認と変更の相談を分けます。
表は編集部作成の例です。確認を急ぐ場合も、商談先の窓口を通して進めます。

確認依頼は内容と受け取り方を決めて初めて通る

外部に確認してほしいと伝えるだけでは、必要な回答を得られるとは限りません。確認事項、商談先で聞く人、回答を受け取る方法を決めます。

  • 答えてほしい点を書く　対象の作業と知りたい内容を対応させ、分担のどこが未確認なのかを示します。
  • 商談先で誰が外部に聞くかを決める　窓口が直接聞くのか、外部との連絡を担う商談先の人に依頼するのかを確認します。
  • 回答の戻り方を決める　誰から、どの方法で回答を受け取るかを決め、不明だった点も含めて共有してもらいます。

商談先への確認依頼

確認事項依頼の内容記録
確認したい内容対象の作業、知りたい点、提案に必要な理由を伝えます。依頼した内容をそのまま残します。
誰が聞くか商談先で外部に確認する人を決めてもらいます。確認する人と商談の窓口を書きます。
回答の受け取り方窓口を通じて回答を受け取る方法と時期を相談します。回答の内容、出所、受け取った日を書きます。
表は編集部作成の例です。回答がまだない項目は、確認できたものとして提案に含めません。

外部の作業と商品の関わり方で提案の書き方が変わる

外部に任せた作業があっても、そのすべてが自社の商品に関わるわけではありません。関わらない作業、情報を受け渡す作業、置き換える作業を分けます。

  • 関わらない範囲を外す　商品を使っても外部の作業や受け渡しが変わらないなら、その範囲を提案の対象から外します。
  • 情報の受け渡しを見る　商品が扱う情報を外部と受け渡すなら、内容や形式、受け渡す人の確認を提案の前提にします。
  • 置き換える作業を示す　外部の作業の一部を商品で置き換えるなら、対象と残る作業を分けて商談先に示します。

外部の作業と商品の関わり

関わり方確かめること提案での扱い
関わらない商品が外部の作業にも受け渡しにも関わらないかを確認します。変更しない範囲として明記します。
情報を受け渡す受け渡す情報、形式、担当を確認します。確認した条件を商品の利用前提として書きます。
一部を置き換える置き換える作業と外部に残る作業を確認します。分担の変更案として示し、商談先に相談します。
表は編集部作成の例です。外部の作業を変更できると決めつけず、商談先に確認が必要な点を示します。

現在の分担が商品を使い始める時点の分担とは限らない

現在の分担だけで提案を作ると、商品を使い始める時点の予定と合わないことがあります。外部に任せる予定や社内に戻す予定を、対象の作業ごとに聞きます。

  • 変更する作業を聞く　外部への切り替えか社内への戻しかを聞き、どの作業の担当が変わる予定かを書きます。
  • 利用開始との前後を見る　分担の変更が商品を使い始める前か後かを聞き、変更前と変更後のどちらを前提にするか、両方への対応が要るかを決めます。
  • 未定を未定のまま残す　時期や範囲が決まっていない場合は、現在の分担と変更予定を分け、再確認する時点を決めます。

分担の変更予定の扱い

予定確かめること提案での扱い
外部へ切り替える外部に移す作業と、社内に残す作業を聞きます。分担が変わった後の、商品との関わりを確認します。
社内へ戻す社内に戻す作業と、受け持つ部署を聞きます。社内で使うために必要な情報を確認します。
時期は未定決まっている範囲と、再確認できる時点を聞きます。現在の分担と予定を混ぜずに書きます。
表は編集部作成の例です。変更の話が出ているだけの場合は、決定した予定として扱いません。

分担の記録には確認済みと不明点の区別が要る

確認した分担と推測が同じ書き方だと、提案を見直すときに区別できません。作業の担当、境目、確認先、不明点を分けて記録します。

  • 確認した範囲を書く　社内と外部の作業を具体的に書き、回答から分かった範囲だけを確認済みとして残します。
  • 回答の出所を残す　誰からいつ確認したかを書き、公開情報だけを見た項目とは区別します。
  • 不明点に確認先を付ける　何が分からないか、誰に確認を依頼するか、提案のどの部分に関わるかを併記します。

分担と未確認事項の記録

記録項目書くこと理由
社内の作業社内で行う具体的な作業と担当を書きます。外部に任せた範囲と分けて読めます。
外部の作業今回任せていると確認できた作業を書きます。公開された提供内容と分けて読めます。
境目受け渡すものと、その内容を判断する人を書きます。受け渡しの前後にある確認や修正を見落としにくくなります。
確認先回答者、確認日、情報を持つ人、依頼先を書きます。再確認が必要なときの経路が分かります。
未確認の点不明な内容、次の確認先、提案への影響を書きます。確認前の内容と確認済みの内容を分けて提案に使えます。
表は編集部作成の例です。分担が変わった場合は、確認日とあわせて記録を更新します。

作業ごとの分担表で提案前に残る確認事項が分かる

商談で聞いた内容を、作業ごとに分担表へ書き込みます。空欄を確認済みと扱わず、不明な内容と次の確認先を残します。

  • 作業ごとに行を分ける　同じ業務でも社内と外部で担当が違う作業は、行を分けて具体的な動作で書きます。
  • 窓口と情報の所在を書く　商談先の窓口と情報を持つ人を別々に書き、外部への確認は商談先への依頼として残します。
  • 未確認の点から見直す　商品の関わりと変更予定を照らし合わせ、提案前に回答が必要な点を選びます。

外部に任せている業務を確認する分担表

作業社内か外部か境目で受け渡すもの窓口情報を持っている人自社の商品との関わり変更予定未確認の点確認先
表は編集部作成の例です。窓口には商談先の担当を記入します。境目で受け渡すものには判断する人も、確認先には確認日も添えます。