資料と口頭の分担は、相手に求める判断で変わる

資料の本文を読むだけでは、相手の状況に当てはまるかまでは分かりません。資料に任せる内容と口頭で補う内容を分け、判断に関わる条件は口頭でも確かめます。

  • ページごとの役割を決める　資料から読み取れる内容を押さえ、口頭で補う理由や背景をページごとに決めます。
  • 相手に合わせて説明を選ぶ　相手の状況を踏まえ、省くページと詳しく話すページ、口頭でも確かめる条件を決めます。
  • 説明後の対応を決める　資料にない質問への対応と、相手が持ち帰る資料を確かめ、説明の記録から次回の話し方を直します。

質問が出ない説明は、理解されたとは限らない

本文と同じ説明が続くと、相手が先に読み終えている場合があります。質問の有無だけで理解を判断せず、資料と説明が重なっている箇所も別に見ます。

  • 読む速さの違いを見る　説明中のページより先を読んでいたら、どこまで確認できたかを把握します。
  • 説明の重なりを見る　本文に加えて何を話したかを振り返り、口頭で補った内容があったかを見ます。
  • 沈黙だけで判断しない　質問がない場合も、内容を理解できたかと、自社に当てはめて考えられたかを、それぞれ確かめます。

説明中に起きていること

起きること相手の側で起きること見直す点
先に読み終える次の説明を待っている場合があります。既読の内容を繰り返していないかを見ます。
説明と資料が同じ本文以外の情報を得られない場合があります。判断に必要な補足があるかを見ます。
質問が出ない何を質問すべきか分からない場合があります。自社に当てはめて考えられたかを確かめます。
表は編集部作成の例です。相手の様子だけで理解や関心を断定しません。

口頭で補う内容は、資料だけで判断できるかで決まる

数値や仕様は、資料の記載を見てもらえば伝わる内容です。ただし、その背景や相手への当てはまり方は、口頭で補う必要がある場合があります。

  • 記載内容は資料に任せる　数値や仕様は記載箇所を示し、読み取れる内容をすべて順に読み上げることはしません。
  • 背景と理由を補う　記載された内容が相手の検討にどう関わるかを、確認できた状況に沿って補います。
  • 重要条件は両方で扱う　資料に書いてあっても、利用の判断に関わる条件は口頭でも確かめます。

内容による役割の分け方

内容の種類資料に任せる口頭で補う
数値・仕様記載された値や項目を確認してもらいます。比較や利用に関わる前提を補います。
背景・理由記載がある説明は参照してもらいます。相手の検討に関わる理由を補います。
相手との関係該当する記載を示します。相手の状況に当てはまるかを確かめます。
判断に関わる条件条件の正確な記載を確認してもらいます。条件の理解と当てはまり方を確かめます。
表は編集部作成の例です。内容の種類だけで、口頭説明の要否を固定しません。

ページの補足は、相手に求める判断で決まる

口頭で話すことを本文の要約だけで準備すると、説明が資料と重なります。そのページで考えてほしいことを先に決め、必要な補足と確認事項を書き出します。

  • 判断してほしいことを書く　説明を聞いた後に、何について判断してほしいかを具体的に書きます。
  • 資料にない補足を書く　判断に必要な背景や理由のうち、そのページから読み取れない内容を書きます。
  • 相手に聞くことを書く　相手の状況が分からないと説明できない箇所を挙げ、確認する項目を決めます。

ページごとに用意する説明メモ

準備項目書くこと注意
求める判断何の可否や必要性を考えてほしいかを書きます。その場で結論を求める必要があるかも考えます。
資料にない補足判断に必要な背景や理由を書きます。本文を別の表現で繰り返すだけにしません。
相手への確認判断の前提となる相手の状況を書きます。分からない状況を推測で埋めません。
表は編集部作成の例です。説明メモを準備するもので、資料の改訂を前提にしません。

省くページと詳しく話すページは相手の状況で分かれる

すべてのページを同じ詳しさで話す必要はありません。相手が知っている内容と関心を踏まえ、判断に必要なページを選んで説明します。

  • 既知の内容は確認して省く　知っているはずと決めつけず、同じ内容を把握していると分かったページは説明を省きます。
  • 関心のあるページを扱う　相手が検討したい内容を確認し、該当するページで必要な補足を詳しく話します。
  • 判断の前提は省かない　関心が薄いページでも、利用条件などの重要な記載は口頭で扱います。

相手の状況に応じたページの扱い

相手の状況ページの扱い確かめること
すでに知っている相手の把握している内容が資料と同じなら説明を省きます。相手が知っている内容と資料の記載に違いがないかを確かめます。
関心がある関心に関わる箇所を詳しく説明します。何を判断するために知りたいかを確かめます。
判断に関わる記載がある必要な条件を口頭でも扱います。条件を踏まえて検討できるかを確かめます。
表は編集部作成の例です。ページの説明を省く場合も、重要条件の確認は残します。

判断に関わる条件は、資料にあっても口頭で確かめる必要がある

条件が資料に載っていても、相手が自社への影響まで把握したとは限りません。利用条件や対応範囲、説明の前提は、記載箇所を示して口頭でも確かめます。

  • 利用できる条件を扱う　利用に必要な条件を示し、相手の状況で満たせるかを確かめます。
  • 対応の境界を扱う　対応できる範囲と含まれない範囲を示し、相手の想定との違いを確かめます。
  • 説明が成り立つ前提を扱う　提供条件や進め方の説明がどの前提に基づくかを示し、確認できていない条件は確認中として扱います。

口頭でも確かめる条件

条件の種類口頭で確かめる理由確かめ方の方針
利用条件利用できるかの判断に関わるためです。記載を示し、相手が条件を満たせるかを確認します。
対応範囲期待する対応が含まれない場合があるためです。相手が必要とする対応と記載範囲を照合します。
説明の前提前提が違うと提供条件や進め方が変わるためです。前提を示し、確定した条件と未確認の条件を分けます。
表は編集部作成の例です。記載を読み上げるだけで、条件を確認できたとは扱いません。

その場で言い切れる範囲は、確認済みの事実に限られる

資料にない質問にも、確認済みの情報で答えられる場合があります。資料への記載の有無と回答できるかを分け、確認が必要な内容を推測で答えない準備をします。

  • 根拠がある範囲で答える　確認済みの事実で答えられる場合は、適用される条件も添えて説明します。
  • 社内確認の担当を決める　未確認の内容は持ち帰り、確認先と回答予定、相手への連絡方法を決めます。
  • 回答できる範囲を示す　自社で回答できない内容は、答えられる範囲を伝え、確認先を案内できるかを検討します。

質問への対応の分け方

質問の種類その場の対応記録
確認済みの内容根拠と条件を添えて回答します。質問の要旨と回答した内容を残します。
社内確認が必要未確認と伝え、回答までの対応を決めます。確認先、回答予定、連絡方法を残します。
自社の回答範囲外回答できる範囲を示します。答えられなかった内容と、案内した確認先を残します。
表は編集部作成の例です。資料の範囲外という理由だけで、質問を打ち切りません。

相手が読む間は待ち、再開する箇所を決めておく必要がある

読んでもらう箇所を決めるときは、その後に何を補うかも決めておきます。説明メモに待つ箇所と再開する内容を残すと、読む内容と話す内容が重ならずに済みます。

  • 待つ箇所を決める　資料で確認してもらう箇所では読み終えるのを待ち、続けて話す補足をメモに残します。
  • 再開するページを合わせる　説明を再開する前に相手が読んでいるページを確かめ、どの記載について補うかを明らかにします。
  • 別の説明を重ねない　読む間に別の話題を進めず、必要な補足は読み終えた後に扱います。

説明メモに残す再開の準備

場面すること避けること
記載を読んでもらう読み終えるのを待ちます。記載と同じ内容を重ねて読み上げません。
説明を再開する読んでいるページと補足する箇所を確かめます。別のページを見ているまま説明を始めません。
別の補足がある説明メモに残し、相手が読み終えた後で扱います。読んでいる内容と別の話を並行しません。
表は編集部作成の例です。相手の反応を決めつけず、説明を止める箇所と再開する箇所を準備します。

持ち帰る資料だけでは、口頭の補足が残らない

商談で伝えた補足は、相手の会社で資料だけを読む人には伝わりません。説明に使った資料と口頭で補った条件を照合し、持ち帰った後に何が分かるかを確かめます。

  • 説明した資料を確認する　相手が持ち帰る資料が、説明に使ったものと同じ内容かを確かめます。
  • 補足の伝達漏れを防ぐ　判断に関わる口頭の補足は、後から確認できる記録でも相手に共有します。
  • 社内での使い方を聞く　誰が何を判断するために読むかを聞き、不足する説明と未回答の質問を確認します。

持ち帰る情報の確認

持ち帰るもの確かめること補うこと
説明した資料説明に使った内容と同じかを確かめます。参照したページや箇所を伝えます。
口頭での補足判断に関わる条件が記録に残るかを確かめます。確定した補足と未確認事項を分けて共有します。
社内で使う資料誰が何の判断に使うかを確かめます。読む人に足りない説明と、未回答の質問への回答を共有します。
表は編集部作成の例です。資料の作り直しではなく、説明した内容が相手に残るかを扱います。

次回に直す箇所は、ページごとの記録で決まる

説明の感想だけでは、次回のどこを直すかを決めにくくなります。口頭の補足、相手の質問、省いたページを対応させて残し、次回の説明メモを直します。

  • 補足をページに対応させる　どのページで何を補ったかと、補足が必要になった理由を記録します。
  • 質問と回答を残す　質問が出た箇所と回答を残し、次回に先に補う内容や確認する項目を見直します。
  • 省いた理由も残す　省いたページとその理由、後から説明が必要になったかを記録します。

説明メモを直すための記録

記録項目書くこと次回の直し方
口頭での補足該当ページ、補足内容、必要になった理由を書きます。同じ状況で必要になる補足を説明メモに加えます。
相手の質問該当箇所、質問、回答、未確認事項を書きます。補足する順番と事前に確認する項目を直します。
省いたページページ、省いた理由、後から説明したかを書きます。説明を省ける条件を見直します。
表は編集部作成の例です。質問や反応の変化だけで、商談の結果との因果関係は判断しません。

役割分担表を照らすと、説明の重なりと不足が分かる

使っている資料を開き、ページごとに下の欄を埋めます。準備した内容と商談で実際に起きたことを同じ行に残すと、次回に補う説明を見直せます。

  • 説明前に分担を書く　資料に任せる内容、口頭の補足、求める判断、相手に聞くことをページごとに書きます。
  • 省く条件を具体化する　何が確認できたら説明を省くかを書き、口頭でも確かめる重要条件は補足欄に残します。
  • 説明後に記録を加える　出た質問を残し、実際の補足や省いた理由を踏まえて、次回の説明で変えることを書きます。

資料と口頭説明の役割分担表

ページ資料に任せる内容口頭で補う内容相手に判断してほしいこと相手に聞くこと省く条件出た質問次回の直し
表は編集部作成の例です。ページ欄には資料のページ名を記入し、必要に応じて行を追加します。