発送前の変更は作業の進み具合を確かめて進める

依頼済みの手紙DMを変更できるかは、依頼先の受付条件と作業状況で決まります。この資料では、営業担当者が確認から記録の更新までをどう進めるかを説明します。

  • 変更できる範囲を確かめる　誰に進み具合を聞き、どの項目の変更可否を確かめるかを決めます。
  • 変更できない場合の対応方針を決める　一部しか変更できない場合や、変更できない場合に、発送を止めるか進めるかを社内でどう決めるかを定めます。
  • 確定した内容を記録する　文書での相互確認、依頼先から変更後の内容を返してもらう方法、営業管理表の更新方法を決めます。

進み具合を確かめずに変更を頼むと認識が食い違いやすい

変更を伝えても、作業が進んでいて反映できないことがあります。依頼を送っただけで、変更が確定したとは考えないようにします。

  • 作業の完了範囲を聞く　手紙の作成が終わっている場合もあるため、変更を頼む前に作業状況を聞きます。
  • 発送済みと未発送を分けて確かめる　一部が発送済みなら、発送済みの宛先と未発送の宛先を分けて、変更できる範囲を確かめます。
  • 受領と確定を区別する　依頼の受領連絡だけでは、変更の可否や反映内容まで確認できたことにはなりません。

行き違いと防ぎ方

起きること誰にどんな影響があるか防ぎ方
作成が完了している依頼先は、作成済みの手紙の扱いを確認する必要が生じます。完了した作業を聞いてから変更を相談します。
一部が発送済み送付先によって、届く案内の内容が異なるおそれがあります。発送済みと未発送の対象を分けて確認します。
反映したと思い込む送付先に、変更前の案内が届くおそれがあります。依頼先から変更後の内容を返してもらいます。
表は編集部作成の例です。

まず依頼先に作業の進み具合を確かめる

依頼時の窓口に、どの作業まで進んでいるかを問い合わせます。全体の段階だけでなく、対象によって進み具合が違うかも確かめます。

  • 依頼を特定して聞く　依頼日や依頼名を伝え、どの依頼について確認したいかを明確にします。
  • 回答できる窓口を確かめる　作業状況と変更可否を回答できる相手を確認し、回答者の名前を残します。
  • 確認した日時を残す　確認後も作業は進むため、回答内容と確認日時を記録します。

作業段階ごとの確認

作業の段階確かめること記録
作成前作成が始まっていないか、変更の受付条件は何かを聞きます。回答者、確認日時、受付条件を残します。
作成中どこまで作成が進み、どの対象なら変更を相談できるかを聞きます。完了した作業と対象を残します。
発送準備中変更や発送停止を相談できる作業と対象を聞きます。対応できる範囲と条件を残します。
発送済み発送済みの対象と、未発送の対象が残っているかを聞きます。発送前の変更を相談できる対象を残します。
表は編集部作成の例です。作業段階の呼び方や変更の受付条件は、依頼先によって異なります。

変更したい内容を項目ごとに分ける

変更したい内容は、項目ごとに分けて伝えます。変更前後の違いと理由を示すと、どの作業に影響するかを依頼先と確認できます。

  • 変更前後を対にする　何を何に変えるかを、項目ごとに書きます。変えない項目も明記します。
  • 追加と削除を分ける　宛先を追加するのか削除するのかを分け、会社名と住所で対象を特定します。
  • 変更の理由を添える　変更が必要になった事情を伝え、ほかに影響する作業がないかを聞きます。

変更項目の整理

変更の項目変更の理由の例依頼先と確認する作業
文面案内する内容が変わった。手紙の作成内容を確認します。
宛先の追加・削除送付対象を見直した。宛先一覧と対象の手紙を確認します。
発送日案内する時期が変わった。作業予定と発送予定を確認します。
差出人や返信先窓口や連絡先が変わった。差出人や返信先が記載された箇所を確認します。
同封物案内と一緒に送る資料が変わった。同封する資料と準備状況を確認します。
表は編集部作成の例です。

変更できる範囲は受付条件と作業状況で決まる

発送前でも、希望した変更がすべて受け付けられるとは限りません。項目と対象ごとに、変更の可否と必要な条件を依頼先に確かめます。

  • 受付条件を確かめる　変更の連絡方法、必要な資料、自社が変更内容を確定して返答する期限を聞きます。
  • 作業状況と合わせて聞く　受付条件に加え、現在の作業状況でどこまで対応できるかを確認します。
  • 一部変更の扱いを決める　変えられる項目と対象を分け、その範囲だけ変更してよいかを社内で判断します。

変更可否の確認

場面確かめること対応
全部変更できる希望する項目と対象がすべて含まれているかを聞きます。条件を確認して変更後の内容を確定します。
条件が付く必要な資料と、自社が確定して返答する期限を聞きます。条件を満たせるか確認して返答します。
一部だけ変えられる変えられる項目と宛先の範囲を聞きます。変更する範囲と元のまま残す範囲を決めます。
変更できない変更できない項目と対象を聞きます。発送停止の可否を聞き、社内判断に進みます。
回答が未確定回答できる時点と、その間の作業の扱いを聞きます。変更が確定した扱いにせず、回答を待ちます。
表は編集部作成の例です。

変更できない場合は発送を止めるか進めるか決める

変更できないと分かったら、元の内容で送ってよいかを社内で判断します。止めたい場合は、依頼先に停止の可否と対象範囲を確認します。

  • 元の内容で送れるか決める　案内内容に誤りがないか、送る必要のない宛先が含まれていないかを確認し、そのまま送れるか判断します。
  • 判断に迷う場合は相談する　誤った案内や不要な送付が残る場合は、営業責任者に相談して方針を決めます。
  • 停止を受け付けたことを確かめる　止めると社内で決めただけでは停止は確定しません。停止できるという回答に加え、停止を受け付けたという連絡を依頼先から文書で受け取ります。

変更できない場合の判断

場面判断記録
元の内容で送れる変更前の内容で進めることを社内で決め、依頼先に伝えます。進める理由と判断者を残します。
誤った案内が残る営業責任者に相談し、停止を求めるか決めます。問題となる内容と判断結果を残します。
一部だけ変更できる元の内容が残る対象も含めて、進めるか止めるか決めます。対象ごとの判断と理由を残します。
停止を希望する停止できる範囲を依頼先に確かめます。停止を依頼した日時と回答を残します。
停止できない営業責任者に共有し、送付先への説明が必要か決めます。停止できない対象と社内の対応方針を残します。
表は編集部作成の例です。

変更の依頼は文書で相互に確認する

口頭で相談した場合も、変更前後の内容と対象を文書に残します。依頼先から受領連絡をもらい、対応できる内容まで双方で確認します。

  • 変更内容を文書にまとめる　変更前後の内容、対象、変えない項目を、同じ文書で確認できるようにします。
  • 受領後に対応内容を聞く　受領したかに加え、どの内容で対応するかを明記した回答を依頼先からもらいます。
  • 確定日を区別して残す　依頼を送った日と、双方で内容を確定した日を分けて記録します。

変更依頼に記載する内容

文書に書くこと内容注意
元の依頼依頼日や依頼名を書き、元の依頼を特定します。別の依頼と取り違えないようにします。
変更前後項目ごとに、元の内容と変更後の内容を書きます。変えない項目も明記します。
対象対象の宛先と、使用する資料の版を示します。一部変更の場合は対象外も示します。
条件と確定予定対応条件と、自社が確定して返答する期限を書きます。合意後に確定した日を追記します。依頼した日を確定日として扱いません。
受領と対応範囲の回答受領確認と、対応できる変更項目と宛先の範囲を文書で回答してもらいます。受領だけの回答で確定したと考えません。
表は編集部作成の例です。

変更後の内容を依頼先から文書で返してもらい照合する

変更を頼んだ後は、依頼先が変更後として使う文面・宛先一覧・発送日を文書で返してもらいます。双方で確定した内容と照合し、認識の食い違いを確かめます。

  • 依頼先の内容を受け取る　変更したという返答だけでなく、変更後の文面や宛先一覧、発送日を返してもらいます。
  • 双方で確定した内容と照合する　双方で確定した文書と比べ、変更した箇所と元のまま残す箇所を確認します。
  • 食い違いは再確認する　不一致の箇所を示して再確認を依頼し、解消するまでは確認済みと記録しません。

返してもらう内容と照合

返してもらうもの照合すること食い違った場合
変更後の文面依頼先が使う文面の内容と版が、双方で確定した文面と一致しているかを確認します。異なる箇所と正しい版を示して再回答を求めます。
宛先一覧追加した宛先と削除した宛先が反映されているかを確認します。対象の会社名と住所を示して再確認を求めます。
発送日変更後として合意した日と一致しているかを確認します。合意内容を示し、対応できる日を再確認します。
差出人や返信先確定した名称や連絡先と一致しているかを確認します。不一致の箇所を特定して修正可否を聞きます。
同封物確定した資料の種類と版に一致しているかを確認します。使用する資料を再確認します。
表は編集部作成の例です。食い違いの確認中に作業を止めたい場合も、停止できるかを依頼先に確かめます。

営業管理表に変更後の内容と確認結果を残す

変更を頼んだ時点で確認中として記録し、確定したら営業管理表の依頼記録を更新します。変更前の記録を残し、現在の確定内容と変更の経緯を区別して読めるようにします。

  • 変更前の記録を残す　元の依頼内容を消さず、変更の経緯をたどれる形で保存します。
  • 現在の確定内容を示す　変更後の内容、確定日、依頼先から返してもらった内容との照合結果を記録し、参照する文書を明記します。確認中の項目は確認中と書きます。
  • 宛先の変更も反映する　宛先の追加と削除を依頼記録に反映し、変更できなかった対象も区別します。

営業管理表への記録

記録項目書くこと
元の依頼元の依頼内容と、変更前の文書の保存先を残します。
変更内容と理由何を何に変えたかと、変更が必要になった理由を書きます。
確定日と判断者双方で確定した日と、社内で判断した人を書きます。
宛先の追加・削除追加・削除した宛先と、変更できなかった対象を書きます。
依頼先の回答変更や停止の可否、条件、回答者、回答日時を残します。
照合結果と文書照合結果、確認中の箇所、確定文書の保存先を書きます。
表は編集部作成の例です。

変更の原因から依頼前の確認を見直す

変更が生じた理由を振り返り、依頼前に確認できたことを探します。次回の依頼前に確定する項目と、確認する人を決めます。

  • 変更の原因を振り返る　後から事情が変わったのか、依頼前の確認が不足していたのかを分けて考えます。
  • 確定する項目を決める　文面、宛先、発送日、差出人や返信先、同封物を依頼前の確認項目にします。
  • 確認する人を決める　項目ごとに確認する人を決め、未確定の内容が残っている場合の相談先も決めます。

依頼前の確認の見直し

変更の原因依頼前にすること確認する人
案内内容が未確定案内内容を確定し、使用する文面の版を指定します。案内内容の決定者（例：営業責任者）
宛先の確認が不足追加・削除の希望を確認し、送付対象を確定します。送付対象の決定者（例：営業リストの管理者）
発送日の合意が不足社内の希望と依頼先の対応可否を確認します。発送日の決定者（例：営業責任者）
窓口の情報が古い差出人と返信先の名称や連絡先を確認します。差出人名の決定者と、返信を受ける担当者
同封物が未確定同封する資料の種類と版を確定します。資料の管理者
表は編集部作成の例です。

確認表に判断と確認結果を書き込む

対象の手紙DMについて、営業担当者が確認した結果と社内の判断をこの表に書き込みます。未確認の項目には、次に誰へ何を確かめるかを残します。

  • 未確認の項目を明記する　空欄のままにせず、未確認であることと、次に確かめる相手を書きます。
  • 希望・判断・回答を分けて書く　自社が希望した対応、社内で決めた方針、依頼先が対応できると回答した内容を区別します。
  • 根拠の文書を残す　確定した文書と依頼先から返してもらった内容の確認の回答を参照できるようにし、記録の更新まで確認します。

発送前の変更を進める確認表

確認項目書き込む内容
進み具合と確認日作業はまで進んでいます。（確認相手）に（日時）に確認しました。
変更したい項目をに変えたいです。対象の宛先はで、理由はです。
変更の可否と条件は変更でき、は変更できません。対応条件はです。
社内の判断変更する項目と宛先は、元のまま送る宛先は、止める宛先はです。判断者はです。
相互確認と依頼先から返してもらった内容の確認の文書で相互に確認しました。依頼先から受け取ったを、確定文書と照合し、結果はでした。
依頼記録の更新変更前の記録をに残しました。変更後の内容・確定日・宛先の追加削除をに記録しました。
表は編集部作成の例です。