カメラがオフの商談の進め方を決める

表情が見えないと、説明を続けてよいか迷うことがあります。声と資料が届いているか、分かりにくい点がないかを確かめながら進める方法を示します。

  • 冒頭で確かめることを決める　声が届いているか、資料が見えているかを確かめてから説明を始めます。
  • 説明の進め方を決める　話題ごとに説明を止め、名前を呼んで確認し、チャットの質問も拾います。
  • 終わりの確認を決める　理解した内容と次の対応を言葉で確認し、発言と推測を分けて記録します。

表情以外の情報で反応を確認する

カメラがオフでも、声や資料が届いているか、分かりにくい点がないかは確かめられます。表情が見えないことだけで、関心の有無を判断しないようにします。

  • カメラのオンを求めない　カメラをつけるよう求めず、オフにしている事情は聞きません。
  • 声と資料が届いているか確認する　声が聞こえているかと、説明中の資料が見えているかを、それぞれ相手に尋ねます。
  • 関心は言葉で確かめる　質問や気になる点を尋ねます。返答が少ないことだけで、関心がないとは決めません。

表情に代わる確認方法

表情を見て判断していたこと代わりに確かめること
話が届いているか音声が途切れずに聞こえているかを尋ねます。
資料を見ているか説明しているページや項目が相手に見えているかを尋ねます。
説明が伝わったか分かりにくい点や、補足してほしい点を尋ねます。
関心があるか相手の会社の課題にどう関係するか、詳しく知りたい点はあるかを尋ねます。
編集部作成の例。表情から判断していた内容も、言葉で確かめます。

冒頭で音声と資料の見え方を確認する

説明を始める前に、声が届いているか、共有した資料が見えているかを確認します。参加者と役割を聞き、チャットでも質問できると伝えます。

  • 音声の状態を確かめる　声の聞こえ方を確認します。返答が聞き取れない場合は、そのまま説明を始めずに聞き直します。
  • 資料の見え方を確かめる　資料が表示されているかに加え、説明に使う文字や図が読めるかを尋ねます。
  • 質問の出し方を伝える　参加者の名前と役割を確認し、音声でもチャットでも質問してよいと伝えます。

冒頭で確認する要素

項目尋ねること・伝えること
声の聞こえ方声の大きさと、途切れの有無を尋ねます。
資料の見え方共有中のページと、文字や図の読みやすさを尋ねます。
参加者と役割参加している方の名前と、業務上の役割を尋ねます。
質問の出し方話の途中でも、音声やチャットで質問できると伝えます。
編集部作成の例。聞こえ方と見え方は、別々に確認します。

自社側のカメラのオン・オフは目的で決める

自社側のカメラのオン・オフは、その場面で何を伝えるかに応じて決めます。相手がオフだからと自動的に合わせず、表情を見せる目的と資料の見やすさを考えます。

  • 表情を見せる目的を持つ　挨拶や応答で表情を見せたい場合は、自社側をオンにする選択があります。
  • オフにする目的も考える　相手に合わせてオフにする場合も、画面上で何を見てもらうかを決めて進めます。
  • 資料が読めることを優先する　資料を説明する場面では、カメラの映像より、相手が文字や図を読めることを優先します。

場面に応じた自社側のカメラのオン・オフ

場面自社側のカメラ
挨拶する場面表情を見せて挨拶する目的があれば、オンにします。
相手に合わせる場面オフにする場合は、声と言葉で応答を伝えます。
資料を説明する場面資料の文字や図が相手に読めるかを確認し、必要なら資料の表示を大きくします。
質問に答える場面表情を見せたいか、資料を示したいかに応じてオン・オフと表示を決めます。
編集部作成の例。自社側をオンにしても、相手に同じ対応を求めません。

説明を短く区切って反応を確認する

話題ごとに説明を止め、分かりにくい点がないかを尋ねます。共有している資料のページと項目を伝え、その箇所が相手に見えているかを尋ねます。

  • 話題ごとに説明を止める　話題を変える前に説明を止めます。返答を待ってから、補足するか先へ進むかを決めます。
  • 分かりにくい点を尋ねる　ここまでの説明で分かりにくい点を尋ねます。質問がなければ、説明を続けてよいか確認します。
  • ページと項目を伝える　資料を切り替えたら、ページと説明する項目を伝え、見えているかを確かめます。

説明を区切る場面と確認の要素

区切りの場面確かめる言葉の要素
話題を終えたときここまでで分かりにくい点や、補足が必要な点を尋ねます。
資料を替えたときページと項目を伝え、該当箇所が見えているかを尋ねます。
仕組みの説明後説明した仕組みを相手の業務で使う場合に、不明な点があるかを尋ねます。
次へ進む前今の話題への質問を確認し、次の話題へ進んでよいかを尋ねます。
編集部作成の例。確認した後は、返答を待つ間を設けます。

名前を呼んで確認する相手を示す

複数人が参加している場合は、誰に確認しているかを名前で示します。発言の少ない方にも、役割に関係する内容を尋ねます。

  • 名前を呼んでから尋ねる　確認したい相手の名前を呼んでから質問します。全員への問いかけだけで説明を進めないようにします。
  • 役割に応じて確認する　利用する予定の方には操作や業務での使い方の疑問を、導入を判断する方には検討に必要な条件を尋ねます。役割は冒頭の確認を基にします。
  • 答えを急かさない　発言の少ない方にも名前を呼んで尋ねます。その場で答えにくい場合は、後からの回答でもよいと伝えます。

名前と役割を踏まえた確認

場面尋ね方
複数人がいるとき名前を呼び、誰への質問かを示してから尋ねます。
利用方法の確認利用する方に名前で呼びかけ、業務上の疑問を尋ねます。
検討条件の確認判断に関わる方に名前で呼びかけ、検討に必要な情報を尋ねます。
発言が少ないとき名前を呼び、その方の業務に関する説明で詳しく聞きたい点があるかを尋ねます。
編集部作成の例。名前を呼んだ後も、すぐに返答を求めずに待ちます。

返答がなければ待ってから声が届いているかを確かめる

返答がないときは、説明を重ねずに少し待ちます。沈黙の理由を決めつけず、音声が届いているかと、内容への疑問を分けて確認します。

  • 返答を待つ間を設ける　質問した後は、返答を待ちます。沈黙を埋めようとして、質問を続けて重ねないようにします。
  • まず音声を確かめる　待っても返答がなければ、聞こえているかを確認します。音声で返答がなければチャットで確かめ、音声が戻ってから質問を伝え直します。
  • 内容の確認を分ける　音声が届いていると分かったら、考える時間が必要か、分かりにくい点があるかを尋ねます。

沈黙のときに確認する順序

沈黙の場面確かめること
質問した直後すぐに問い直さず、返答を待ちます。
待っても返答がない音声が届いているかを尋ねます。
音声が届いていないチャットで聞こえ方を確認し、音声が戻ってから質問を伝え直します。
音声は届いている考える時間が必要かを確認し、必要に応じて疑問点を尋ねます。
編集部作成の例。音声の不具合と、考えている状態を混同しないようにします。

チャットの質問を確認して回答する

チャットでも質問を受けると伝えたら、説明の途中にもチャットに質問が届いていないかを確認します。質問を見つけたら読み上げ、何について答えるのかを共有します。

  • 説明中にも確認する　話題の区切りや資料を切り替えるときにチャットを見ます。説明の最後まで確認を後回しにしないようにします。
  • 質問を読み上げて答える　書かれた質問を読み上げてから答えます。意味が取りにくい場合は、質問の意図を確かめます。
  • チャットを見る役割を決める　記録役がいれば、チャットの質問を確認して知らせる役割を先に頼みます。後回しにした質問には終わりまでに答え、答えられなければ回答する人と期限を確かめます。

チャットの質問への対応

場面対応
話題の区切りチャットを確認し、新しい質問がないかを見ます。
質問を見つけたとき質問を読み上げてから答え、補足が必要かを尋ねます。
意図が不明なときどの説明や資料についての質問かを確かめます。
回答を後にするとき後で答えると伝え、未回答の質問として記録します。
記録役がいるとき説明中に届いた質問を知らせてもらいます。
編集部作成の例。回答後は、質問した方に疑問が残っていないかを確認します。

終わりに理解した内容を言葉で確認する

説明を終えたら、説明した内容を相手がどう受け止めたかを確かめます。残った疑問と次の対応、連絡手段まで話してから商談を終えます。

  • 理解した内容を尋ねる　商談で確認できた内容を短くまとめて伝え、相手の受け止めと違う点や補足がほしい点を尋ねます。違いがあれば説明し直します。
  • 残った疑問を確認する　まだ分からない点や検討に必要な情報を尋ねます。チャットの未回答の質問も確認します。
  • 次の対応を確認する　誰が何をいつまでに対応するかを確認します。連絡手段と連絡先も確認し、記録します。

終わりに確認する要素

確認すること聞き方の要素
理解した内容説明した内容をどう受け止めたか、違う点や補足がほしい点を尋ねます。
残った疑問不明点や、追加で知りたい内容を尋ねます。
次の対応対応する人、対応内容、期限を確認します。
連絡手段使う連絡手段と、連絡する相手や宛先を確認します。
編集部作成の例。理解を試す聞き方を避け、相手の受け止めと説明した内容にずれがないかを確認します。

記録は発言と自分の推測を分ける

相手の発言や質問と、自分が感じた印象は別の欄に書きます。カメラがオフだったことだけを理由に関心が低いとは記録せず、確認できた内容を残します。

  • 発言と質問を残す　発言や質問は、聞き取れた言葉をそのまま記録します。正確な言葉を残せない場合は、要約であることを明記します。
  • 推測だと分かるよう書く　「反応が薄かった」は推測の欄に書きます。カメラがオフだったことだけで、関心が低いとは記録しません。
  • 未確認の点を残す　疑問が解消したか、次の対応が決まったかを残します。分からなかった点は未確認と書きます。

発言と推測を分けた記録

記録の欄書くこと（架空の例）
相手の発言「社内で利用方法を確認したい」と発言がありました。
相手の質問「利用開始までに何を準備しますか」と質問がありました。
自分の推測反応が薄いと感じましたが、関心の程度は確認できていません。
確認できた対応当社の営業担当者が補足資料をメールで送ると確認しました。期限は相手が希望した日です。
未確認の点相手の会社で利用方法を確認する方と、その結果をいつ知らせてもらえるかは未確認です。
編集部作成の例。記載した発言・質問・対応は架空です。

次のオンライン商談の進め方を書く

次の商談を思い浮かべ、冒頭から終わりまでの進め方を書き込みます。確認する内容と相手を決め、商談中に見返せるメモにします。

  • 冒頭の確認を書いておく　商談相手の会社名と参加者、音声と資料の確認事項を書きます。自社側のカメラは、目的とともに決めておきます。
  • 説明中の確認を書いておく　説明を区切る話題、名前を呼んで尋ねる相手、チャットを見る場面を書きます。返答がなければ待ってから確認します。
  • 終わりの確認と記録の欄を準備する　理解した内容、残った疑問、次の対応と連絡手段を確認する欄を作ります。発言と推測の記録欄も分けます。

次のオンライン商談に使うメモ

記入する項目次の商談で行うこと
商談相手と参加者商談相手の会社名と、参加予定者の名前・役割を書きます：
冒頭と自社カメラ音声・資料の確認内容を書きます：／自社のオン・オフと目的を書きます：
説明の区切り説明を区切る話題やページと、そこで尋ねることを書きます：
名前で呼ぶ相手とチャット名前を呼んで尋ねる相手と内容を書きます：／チャットを見る場面と確認する人を書きます：
終わりの確認理解した内容・疑問・次の対応・連絡手段について、確認することを書きます：
記録の欄発言・質問を書きます：／推測を書きます：／確認済みの対応と未確認の点を書きます：
編集部作成の例。未定の項目は、商談中に確認して書き足します。