添付とリンクは受け取り方と管理で選ぶ

添付とリンクでは、相手の受け取り方と送った後の管理が違います。受信側の制限も踏まえ、自社で使う送り方と確認事項を決めます。

  • 渡し方を選ぶ　相手の希望と受信側の制限を確かめ、添付とリンクを使い分けます。
  • 送る前に確かめる　添付する資料の版や形式を確かめ、リンクを開ける人と有効期間を決めます。
  • 送った後の扱いを決める　届かないときの代わりの手段と、送った資料や相手を記録する場所を決めます。

添付とリンクでは受け取り方と管理が違う

添付はファイルそのものを渡し、リンクは資料にアクセスする入口を渡します。差し替えや保存の扱いまで比べて選びます。

  • 受け取る手順を比べる　添付は届いたファイルを開き、リンクは掲載先を開きます。リンクは、相手が閲覧できる設定かを送る側が確認します。
  • 差し替え方を比べる　添付は更新した資料を送り直します。リンクは設定や運用によって、同じリンク先の資料を差し替えられます。
  • 手元に残る範囲を知る　リンクを無効にしても、ダウンロード済みの資料は相手の手元に残ることがあります。

渡し方の比較

観点添付リンク
受け取り方届いたファイルを開きます。リンク先にアクセスして開きます。
差し替え更新版を送り直します。設定や運用によって同じ掲載先で更新できます。
受信側の制限設定によって届かないことがあります。設定によってリンク先を開けないことがあります。
手元への保存保存したファイルが残ります。ダウンロードして保存したファイルが残ります。
表は編集部作成の例です。どちらを選んでも、送付だけでは相手が資料を確認したかは分かりません。

フォームでは入力欄と案内で渡し方を決める

フォームに添付欄がない場合、ファイルを直接渡せません。利用案内を読み、リンクの掲載か資料送付の申し出を選びます。

  • 入力欄を確認する　添付欄の有無と用途を確認します。添付欄があっても、営業資料を受け付けているとは限りません。
  • URLの掲載条件を読む　URLを載せられるか、入力欄の説明や利用案内を確認します。営業の連絡を受け付けない場合は送りません。
  • 送付の申し出にする　リンクを載せられない場合は、資料送付の申し出にとどめます。送る方法は希望を確認して決めます。

フォームの状態別の対応

フォームの状態できること対応
添付欄がある営業資料の送付が認められている場合に、指定条件に合うファイルを添付できます。営業利用の可否と形式・容量を確認します。
リンクを載せられる資料のリンクを掲載できます。掲載条件とリンク先の閲覧権限を確認します。
リンクを載せられない営業連絡を受け付ける場合は、送付を申し出ます。資料を希望するかと受け取り方を確認します。
案内が不明掲載できるかを判断できません。利用目的を確認できるまで送信を保留します。
営業連絡を受けない営業資料の送付には使いません。送付しない理由を営業管理表に残します。
表は編集部作成の例です。

添付は承認された版と開ける条件を確かめる

添付では、送信時に選んだファイルが相手に渡ります。社内で承認された版か、相手が受け取って開けるかを送信前に確認します。

  • 承認された版を選ぶ　送付が承認された版を保管場所で確認します。手元にあるファイルだけで最新版と判断しません。
  • 形式と容量を確かめる　指定された形式と容量の条件を確認します。不明な場合は、受け取れる条件を相手に確認します。
  • 名前と中身を照合する　資料の内容が分かるファイル名にします。添付したファイルを開き、送る予定の資料か照合します。

添付前の確認項目

確かめる項目確かめ方
承認された版社内の保管場所と承認記録で、送付してよい版か確認します。
ファイル形式相手の指定を確認し、開ける形式か照合します。
ファイル容量送信側と受信側で分かっている容量の条件に照らして確認します。
ファイル名相手が資料の内容と版を見分けられる名前か確認します。
添付した中身送信前に開き、資料名と版が送る予定のものと一致し、送付先に合う内容か確認します。
表は編集部作成の例です。形式を変えた場合も、変換後の内容と表示を確認します。

リンクは閲覧範囲と期限と差し替え方を決める

リンクは、URLを載せるだけでは相手が開けるとは限りません。閲覧範囲と有効期間を決め、差し替え後に何が表示されるかも確認します。

  • 開ける範囲を決める　資料を見せてよい範囲に合わせて閲覧権限を設定します。相手が開く際にログインや確認コードの入力が必要かも確認します。
  • 有効期間を決める　相手が確認する時期を踏まえて期限を決めます。期限後の延長や再送を誰が扱うかも決めます。
  • 差し替え方を決める　同じリンク先を更新するか、版ごとにリンクを分けるかを決めます。掲載先に古い情報が残っていないか確認します。

リンクの運用項目

決めること選択肢注意
閲覧範囲指定した相手だけが開けるようにするか、リンクを知る人が開けるようにするかを決めます。公開してよい範囲と、相手が開ける条件を確認します。
有効期間閲覧期限を設けるか、期限を設けずに公開を続けるかを決めます。閲覧予定に合わせ、公開を終了する条件も決めます。
差し替え方同じリンク先の資料を更新するか、版ごとに別のリンクにするかを決めます。更新履歴を残し、送付先への案内が必要か判断します。
古い情報の確認更新時と送付前に掲載先を確認します。資料だけでなく、掲載先の説明や別リンクも確認します。
表は編集部作成の例です。閲覧範囲や期限を設定できるかは、利用する仕組みによって異なります。

届かないときは起きている状態を確認する

受信側の設定で、添付が届かなかったりリンクを開けなかったりすることがあります。反応がない場合も、届いていないと決めつけずに状況を確認します。

  • 届いた内容を確かめる　連絡自体が届いていないのか、添付だけがないのかを確認します。確認できた事実を記録します。
  • 開けない状態を聞く　リンクの期限と閲覧権限を確認します。相手には、表示された案内や受け取り条件を確認します。
  • 反応だけで判断しない　返信がないことだけでは、未着か未確認かは分かりません。同じ資料を繰り返し送らず、状況を確認します。

状況を切り分ける確認

起きること考えられること確かめること
添付が見当たらない添付漏れや、受信側の設定による除外が考えられます。送信済みメールにファイルが添付されているかと、相手に届いた内容を確認します。
リンクが開けない期限や権限、受信側の設定が関係していることがあります。リンク先の設定と、相手に表示された案内を確認します。
連絡が届かない宛先の誤りや、受信側の設定が関係していることがあります。宛先と送信結果、相手が受け付ける連絡方法を確認します。
届いたか分からない返信の有無だけでは、到着や閲覧を判断できません。連絡を受け付ける相手に、受領状況を確認します。
表は編集部作成の例です。技術的な原因は断定せず、確認できた状態に合わせて対応します。

代わりの手段は相手の希望を聞いて決める

添付やリンクで渡せない場合は、相手が受け取れる方法を確認します。別の形式や郵送、訪問での手渡しは、資料を希望していることを確かめて選びます。

  • 受け取れる形式を聞く　別の形式なら受け取れるかを確認します。変更後も、社内で承認された内容かを確かめます。
  • 紙で受け取る希望を聞く　郵送や訪問での手渡しを希望するか確認します。希望がある場合に、宛先や日時などを決めます。
  • 断られたら送らない　送付を断られた場合は、別の手段でも送りません。確認した希望と今後の対応を記録します。

代わりの手段の選び方

状況代わりの手段確かめること
形式が合わない受け取れる別の形式に変更します。希望する形式と、変更後の内容を確認します。
添付を受け取れないリンクでの受け取りを提案します。リンク先を開けるか、利用条件を確認します。
リンクを開けない添付での受け取りを提案します。添付の可否と、形式・容量の条件を確認します。
紙を希望している郵送か、合意した訪問時の手渡しを選びます。受取先や受取人、手渡しの日時を確認します。
資料を希望しない資料の送付を止めます。資料だけを断ったのか、今後の営業連絡も断ったのかを確認し、営業管理表に残します。
表は編集部作成の例です。別の手段を使う前にも、営業の連絡や資料の送付を受け付けているか確認します。

営業の連絡を受け付けない相手には送らない

資料の送り方を選ぶ前に、送ってよい相手かを確認します。公開されている案内と過去の停止記録、資料送付の希望を照合します。

  • 受付の案内を読む　問い合わせ先の用途と営業連絡の可否を確認します。営業を受け付けないと明記されている窓口には送らず、会社全体で断っている場合は他の窓口にも送りません。
  • 過去の停止を確認する　メールや営業管理表で、連絡や送付を断られた記録を確認します。窓口を変えて送ることも避けます。
  • 送付の希望を確認する　希望された資料と受け取り方法を記録します。宛先が公開されているだけでは、相手が送付を希望していると判断しません。

送付前に確認する記録

確かめること記録の確認先
営業連絡の可否相手の問い合わせページやフォームの利用案内を確認します。
窓口の用途問い合わせ先の説明で、受け付ける内容を確認します。
過去の停止依頼営業管理表、過去のメール、通話記録を確認します。
資料送付の希望資料の依頼を受けたメールや商談記録を確認します。
希望する受取方法添付・リンクなどの指定が残る連絡記録を確認します。
表は編集部作成の例です。停止の記録は担当が替わっても確認できる場所に残します。

送った資料の版と相手を営業管理表に残す

後から確認できるように、誰にどの資料を渡したかを記録します。リンクは送付時の版に加え、有効期間と差し替えの履歴も残します。

  • 相手と資料を記録する　送付先と資料名・版を記録します。送付時のファイルを確認できる社内の保管先も残します。
  • リンクの変更を残す　有効期間と差し替え日、変更前後の版を記録します。同じリンクでも、送付時の資料を確認できるようにします。
  • 反応を事実で残す　受領の連絡や再送の希望、停止の意向を記録します。反応がない場合は、未閲覧と決めつけません。

営業管理表の記録項目

記録項目書くこと
送った相手会社名・窓口・送付先と、確認した送付の希望を記録します。
資料名と版送った資料名・版と、その版の社内保管先を記録します。
送付日と手段送付日と、フォーム・メールなどの手段、添付・リンクの別を記録します。
リンクの設定送ったURL、閲覧範囲、有効期間を記録します。
差し替えの履歴差し替え日、変更前後の版、相手への案内の有無を記録します。
相手の反応確認できた反応と日付、再送や停止など次の対応を記録します。
表は編集部作成の例です。記録先と更新する担当を決め、送付や差し替えのたびに更新します。

相手の指定と送る場面で添付とリンクを選ぶ

相手から受け取り方の指定があれば、それに従います。指定がない場合に迷わないよう、初回と商談中の使い分けを社内で決めます。

  • 相手の指定に従う　指定された方法で送れるか確認します。自社の運用上対応できない場合は、代わりの方法を相談します。
  • 初回の方針を決める　営業連絡を受け付けるかを確認したうえで、添付・リンク・送付の申し出から初回の対応を決めます。
  • 商談中の用途で選ぶ　送付時点の版を渡すなら添付、更新版を見てもらうならリンクを候補にします。相手の希望と受信条件も確認します。

使い分けの方針

場面使い分けの方針理由
相手の指定がある指定された方法と条件に従います。相手が受け取れる方法を優先するためです。
初回のフォーム営業連絡を受け付けているか確認し、案内に従って添付・リンクの掲載・送付の申し出から選びます。添付欄やURLの掲載条件に制約があるためです。
初回のメール受信条件を確認し、不明なら送付を申し出ます。希望する資料と受け取り方を確認するためです。
商談中の版を渡す送付時点の版を残したい場合は添付を候補にします。渡した版を相手が手元に保存できるためです。
更新版を案内する継続して更新する場合はリンクを候補にします。同じ掲載先で更新版を案内できるためです。
表は編集部作成の例です。リンクでも版ごとに分けて渡せます。表の方針は相手の希望に合わせて変更します。

送り方と確認事項を自社のメモに書く

ここまでの確認項目をもとに、自社で送り方を選ぶ基準と送付の手順を書きます。未決定の項目には確認する担当を書き、送付前に確認できる場所へ保存します。

  • 使い分けを書き込む　相手の指定がないときに選ぶ方法を、初回と商談中に分けて書きます。
  • 確認方法を書き込む　確認項目だけでなく、承認された版の保管先や停止記録の確認先も書きます。
  • 送付後の担当を決める　未着時の対応、リンクの更新、営業管理表への記録を誰が行うか決めます。

資料の送り方を決めるメモ

項目自社の決め事を記入する
添付とリンク初回は、商談中はを選びます。相手の指定があれば従います。
添付の確認承認された版はで確認し、形式・容量・ファイル名・中身を確かめます。
リンクの決め事閲覧範囲は、有効期間は、差し替え方はとし、古い情報が残っていないか確認します。
届かない場合相手の希望を確認し、で渡します。対応する担当はです。
送る相手の確認受付案内・停止記録・送付の希望をで確認し、営業連絡を断る相手には送りません。
記録先相手・資料の版・送付日・手段・リンク設定と変更・反応をに記録します。
表は編集部作成の例です。空欄は自社の運用に合わせて記入し、判断できない場合の相談先も決めます。