社内承認に向けて協力する範囲を決める

「社内の承認が必要」と言われたら、相手の申請がどこまで進んでいるかと、自社への確認依頼があるかを確かめます。商品の説明は自社が行い、購入の判断は相手が行うと分けて、自社が協力する範囲を整理します。

  • 申請の状況を確かめる　相手が共有できる範囲で、申請の進み具合と必要な項目を確認します。
  • 回答する側を決める　商品の事実は自社で回答し、購入の目的や必要性は相手の判断に委ねます。
  • 条件と状況を記録する　未確定の条件や変更を伝え、相手の商品への関心と相手の社内の承認を分けて記録します。

相手の申請がどこまで進んでいるかを確かめる

「稟議に上げる」という発言だけでは、提出済みかどうかは分かりません。相手が共有できる範囲で、現在の状況を聞きます。

  • 現在の状況を聞く　準備中か、提出済みか、追加の確認を求められているかを確かめます。
  • 聞ける範囲を尊重する　相手が社内の事情を詳しく話せない場合は、相手が答えられる項目だけを確認します。
  • 推測を記録に加えない　確認できない状況は「未確認」と記録し、発言から申請の進み具合を推測しません。

申請の状況に応じて次の動きを決める

申請の状況確かめること自社の次の動き
準備中申請に必要な項目は何か自社で回答できる項目を確認する
提出済み自社への確認依頼はあるか依頼された項目に回答する
追加確認中どの項目の確認を求められたか質問の内容と回答する側を確認する
未確認現在の状況を共有できるか未確認と記録し、確認の機会を相談する
表は編集部作成の例です。共有できない社内事情まで聞く必要はありません。

申請に要る項目を相手に確認する

申請に使う項目や書式が決まっているかを確認します。社外に共有できる項目だけを教えてもらい、自社への質問を整理します。

  • 指定の有無を聞く　項目や書式の指定があるかを聞きます。相手が書式を共有できない場合は、自社の回答が要る項目を確認します。
  • 必要かどうかで分ける　申請に必要と確認できた項目と、必要かどうかが未確認の項目を分けます。
  • 他社の項目を当てはめない　別の会社で求められた項目を、そのまま相手の申請にも必要と決めつけません。

申請項目の確認状況を整理する

確認できたこと追加で確認すること確認する相手
商品概要の項目が要る説明の詳しさに指定があるか商談相手
利用条件の項目が要るどの条件まで回答が要るか商談相手
指定の書式がある社外に共有できる項目はどれか商談相手（相手の社内で確認）
表は編集部作成の例です。記載した項目が、すべての申請に必要とは限りません。

商品の事実と相手の購入理由を分ける

機能や提供条件など、確認できた商品の事実は自社で説明します。購入の目的や必要性は、相手が社内で判断します。

  • 確認した事実を答える　機能、利用条件、対応できる範囲は、資料や社内の確認に基づいて回答します。
  • 購入理由の判断を委ねる　なぜ購入するのか、今必要なのかは相手の判断に委ねます。相手が社内で説明するのに要る商品の情報を提供します。
  • 相手の意見を作らない　相手が述べていない目的や効果を、相手の意見として資料や記録に書き加えません。

商品の説明と購入の判断を分ける

自社が説明する事実相手が判断すること
機能を説明する相手の業務で使う必要があるか
利用条件を伝える相手の社内の運用に合うか
支援範囲を示す相手が担う作業に対応できるか
提供時期を伝える相手が必要とする時期に合うか
表は編集部作成の例です。商品の説明と、相手の購入理由は別に扱います。

確認事項ごとに回答する側を決める

確認事項の中には、自社で答える質問と相手の社内で決める事項が含まれます。双方の確認が必要な場合は、どちらが何を確認して回答するかを決めます。

  • 自社への質問を分ける　商品の仕様など、自社に向けられた質問を取り出し、社内で確認する担当を決めます。
  • 相手の判断事項を分ける　利用する部署や社内の承認手順などは、相手の社内で確認・判断してもらいます。
  • 双方の分担を決める　利用環境など双方の情報が要る事項は、何をどちらが確認して回答するかを相談します。

確認事項に回答する側と担当を割り当てる

確認事項の例回答する側社内で確認する担当
機能の対応範囲自社で回答する自社の商品担当が確認する
支援の内容自社で回答する自社のサポート担当が確認する
利用部署の決定相手の社内で判断する相手の利用部門で確認してもらう
利用環境の確認双方で範囲を分けて回答する自社の技術担当と相手の管理部門で確認する
表は編集部作成の例です。担当の名称や役割は、それぞれの会社に合わせます。

手元の情報で答えられる項目を確かめる

質問を受けたら、既存の資料に回答の根拠があるかを確認します。説明が見つからない項目は、自社の担当部門に確認してから回答します。

  • 資料の記載を確認する　質問に対応する説明があるかを探し、現在の提供内容にも当てはまるかを確認します。
  • 該当箇所を示して答える　資料名と見出しなどを添え、どの記載が回答の根拠なのか分かるように伝えます。
  • 不足を推測で埋めない　資料にない内容や記載が曖昧な点は、確認する担当を決めます。未確認の間は断定しません。

質問ごとに根拠の資料と回答前の確認を整理する

確認事項根拠となる資料の有無追加確認
機能の内容商品資料に説明がある現在も記載どおりかを確認する
対応する環境仕様資料に一部の記載がある質問された環境に対応するかを確認する
個別の対応手元の資料に説明がない対応の可否と条件を社内に確認する
表は編集部作成の例です。資料がある場合も、質問への答えになっているかを確認します。

回答を相手の社内で共有してよい範囲を伝える

回答や資料を、相手の社内で転送・転載してよいかを自社で確認します。共有に条件がある場合は、その条件を回答に添えます。

  • 共有できる範囲を調べる　資料ごとに、共有できる相手や転送・転載の条件を自社の管理部門などに確認します。
  • 条件を回答に添える　対象部署や注意書きの扱いなど、共有時に守ってほしい条件を資料と一緒に伝えます。
  • 別の説明を用意できるか聞く　相手が申請に使えない情報は、相手の社内で共有できる資料や説明で補えるかを自社の担当部門に確認します。

情報ごとに共有の条件を伝える

情報の種類相手の社内での共有自社の対応
公開資料社内転送できることを確認した転載は別途確認が必要と伝える
共有先を絞る資料指定部署への共有を認めている共有先と注意書きの扱いを伝える
社外秘の資料資料自体は提供できない共有可能な説明を用意できるか確認する
表は編集部作成の例です。公開資料でも、転送や転載の条件は個別に確認します。

未確定の条件は未確定のまま伝える

確定した条件と調整中の条件を、回答の中で分けます。予定の内容は、確定した条件として申請に使わないよう相手に伝えます。

  • 確定の状況を分ける　条件ごとに「確定済み」「調整中」「未確認」を記し、まとめて確定扱いにしません。
  • 何を確認中か説明する　未確定の理由と確認している内容を伝えます。確定する時期が分からない場合も、そのまま伝えます。
  • 予定を確約として伝えない　予定には変更の可能性があることを添え、相手の社内では確定した条件と区別して共有してもらいます。

条件ごとの確定状況を整理する

条件確定の状況確定に要る確認
提供範囲標準の範囲は確定済み追加の希望があれば対応を確認する
開始時期社内で調整中受け入れ体制と開始できる時期を確認する
個別の支援対応できるか未確認希望する作業と自社の対応範囲を確認する
表は編集部作成の例です。確定する時期が分からない項目は「未定」と記録します。

審査中に条件が変わったら変更箇所を伝える

回答後に条件が変わったら、前の回答との違いと変更の理由を伝えます。申請の修正が必要かは、相手の社内手順に沿って確認してもらいます。

  • 変更前後を並べる　どの回答の何が変わったかを示します。資料を差し替える場合も、変更箇所を添えます。
  • 変更の理由を伝える　理由は確認できた範囲で説明します。新しい条件にも未確定の部分があれば明記します。
  • 申請への影響を確認する　相手の社内で修正や追加説明が必要かを確認してもらい、求められた商品の情報を回答します。

変更前後と連絡内容を整理する

項目変更前変更後相手に伝えること
操作の案内資料で案内する資料と説明会で案内する資料だけでは説明が足りない操作があるため、説明会を追加したと伝える
開始時期希望時期に対応予定と回答した開始時期を再調整している提供体制の変更で再調整中と伝える
表は編集部作成の架空例です。申請の修正が必要かどうかを、自社だけで判断しません。

相手の関心と社内の承認を分けて記録する

「使いたい」という発言は関心を示しますが、相手の社内の承認状況までは分かりません。相手が説明できる範囲で確かめ、確認できた状態を記録します。

  • 関心を承認と置き換えない　前向きな発言を承認済みと読み替えず、商品への関心を示す発言として記録します。
  • 承認の状況を確かめる　相手に申請の結果や残っている確認事項を聞きます。結果を共有できない場合は、未確認とします。
  • 確認した状態を書き残す　発言の内容と確認日を残します。承認の連絡があった場合も、対象の範囲や条件を確認します。

発言から分かる範囲を記録する

相手の発言の例分かること分からないこと記録の書き方
「使いたい」利用への関心がある申請や承認の状況は不明利用意向あり。承認状況は未確認
「稟議に上げる」申請する意向がある提出済みかは不明申請予定とのこと。提出は未確認
「提出した」提出したとの説明がある審査結果は不明提出済みとのこと。結果は未確認
「承認された」承認の連絡があった承認の範囲や条件は不明承認の連絡あり。範囲と条件は未確認
表は編集部作成の例です。記録例に確認日を添え、状況が変わったら更新します。

相手の申請に協力する内容を整理表に記入する

商談で確認した内容を、自社の整理表に書き込みます。分からない欄は推測で埋めず、未確認の内容と次に確認する相手を残します。

  • 確認済みの内容を書く　申請の状況と必要な項目を書き、商品の事実と相手が判断することを分けます。
  • 回答と条件を対応させる　質問ごとに回答する側、根拠の資料、共有条件を書きます。未確定の条件と確定する時期も記します。
  • 変更と承認状況を更新する　相手に伝えた変更の内容と連絡日を残します。営業管理表では、関心と承認状況を分けて更新します。

自社の記入欄に確認結果を書く

確認する項目自社の記入欄確認する項目自社の記入欄
申請の状況状況・確認日：申請に要る項目必要な項目・未確認事項：
確認事項と回答する側質問・回答する側・確認担当：根拠となる資料資料名・該当箇所：
共有の条件共有先・転送や転載の条件：未確定の条件確認中の内容・確定する時期：
変更の連絡変更箇所・理由・連絡日：営業管理表の記録関心・承認状況・確認日：
整理表は編集部作成の例です。確定する時期が分からない場合は「未定」と記入します。