参加者と役割を決めて商談に備える

参加者を尋ねられたら、氏名だけでなく、何を担当するかまで決めて伝えます。相手が知りたい理由を確かめ、当日の説明と資料を準備します。

  • 自社側の参加者と役割を決める　参加者を知りたい理由を確かめ、自社側で必要な役割と、その役割を担う人を決めます。
  • 互いに確認する内容を決める　自社側から伝える内容、相手側に確かめる参加者と役割、変更時の連絡方法を決めます。
  • 当日までの準備を決める　説明の分担、用意する資料と確認事項、当日に記録する内容を決めます。

参加者の名前を答える前に役割を決める

参加者の名前だけを答えても、当日にどこまで話せるかは伝わりません。説明や質問への回答を誰が担うかを決め、相手の想定との違いを減らします。

  • 回答できる範囲を確かめる　想定される質問に答えられるかを確かめ、参加者だけでは答えられない事項を把握します。
  • 相手の想定を確かめる　参加者を尋ねた理由から、当日に期待されている説明や回答の範囲を確かめます。
  • 説明する内容を選ぶ　相手側の参加者が知りたいことに合わせて、説明する内容と詳しさを決めます。

名前だけを答えると起きやすいこと

起きること相手に起きること防ぎ方
当日に答えられない必要な回答を得られず、確認が後日に延びます。想定される質問に参加者が答えられるかを確かめ、必要なら答えられる人を加えます。
相手の想定と違う詳しい相談をするつもりでも、概要しか聞けません。期待される説明と当日扱える範囲を確かめます。
説明が相手の業務に合わない自分の担当業務に関する疑問が残ります。相手側の役割に合わせて説明を準備します。
表は編集部作成の例です。

参加者を知りたい理由から準備を決める

参加者を尋ねる理由によって、伝える情報や必要な準備が変わります。会場の手配、社内の参加調整、話す内容の確認のどれに関わるかを確かめます。

  • 理由を決めつけない　参加者を知りたい理由を推測だけで決めず、相手が何の準備に使う情報かを確かめます。
  • 必要な情報を見極める　氏名や所属で足りるのか、担当する説明や回答の範囲まで必要なのかを確かめます。
  • 返答する時期を決める　手配や調整に必要な期限を把握し、未定の内容はいつ伝えられるかを決めます。

理由に応じた確認と準備

理由確かめ方準備に活かすこと
会議室や接続の準備入館や接続の手配に必要な情報と期限を確かめます。氏名や参加方法を確認し、期限までに伝えます。
相手側の参加調整どの業務を担う人の参加を検討しているか確かめます。自社側で説明や回答を担う範囲を伝えます。
話す内容の確認参加者に期待している説明や回答を確かめます。必要な知識を持つ人の参加や事前確認を検討します。
表は編集部作成の例です。

自社側の参加者は必要な役割から決める

決まっている商談の目的をもとに、説明・質問への回答・記録を誰が担う必要があるかを整理します。その役割を担える人を選び、兼任できるかも確かめます。

  • 必要な役割を整理する　当日扱う内容から、説明する役割、質問に答える役割、決定事項を記録する役割を整理します。
  • 担える人を選ぶ　内容を理解しているか、当日に答えられるか、判断できる範囲はどこまでかを確かめます。
  • 役割の重複を見直す　同じ役割の重複や兼任の可否を確認し、参加する理由が明確な人を選びます。

自社側で必要な役割

役割担う人の決め方注意
説明する当日扱う内容を、相手の業務に沿って説明できる人を選びます。複数の人が説明する場合は、担当箇所を分けます。
質問に答える質問の分野を理解し、回答できる範囲が明確な人を選びます。その場で判断できない事項は持ち帰ります。
記録する決定事項と未回答事項を区別して残せる人を選びます。説明や回答との兼任で記録が抜けないか確かめます。
表は編集部作成の例です。

氏名と所属に当日の役割を添えて伝える

参加者を伝えるときは、氏名と所属に加えて当日の役割を明記します。答えられる範囲と未定の内容も伝え、相手が準備に使える情報にします。

  • 役割を具体的に伝える　何を説明し、どの分野の質問に答える人なのかを、相手が理解できる言葉で伝えます。
  • 回答の範囲を伝える　当日に答えられることと、社内確認が必要なことを分けて伝えます。
  • 未定の扱いを伝える　未確定の参加者は確定したように書かず、確定後や変更時の連絡方法を伝えます。

参加者とともに伝える情報

伝えること内容注意
氏名・所属・役割参加する人ごとに、氏名、所属、担当する説明や回答を書きます。社内だけで通じる担当名には説明を添えます。
回答できる範囲当日扱える事項と、持ち帰って確認する事項を伝えます。確認していない内容まで回答を約束しません。
変更の連絡方法参加者が変わったときに、自社の誰から相手の誰へ、どの手段で知らせるかを伝えます。未定の内容は、次に連絡する時期も伝えます。
表は編集部作成の例です。

相手側の参加者は担当する業務まで確かめる

相手側についても、参加者の氏名や所属に加えて、担当する業務を確かめます。誰が何を決められ、どの質問に答えられるかが分かると、説明と質問を準備できます。

  • 参加者の業務を確かめる　説明の準備に必要な範囲で、参加する人と担当業務を確かめます。
  • 判断する範囲を確かめる　当日扱う事項について、誰が何を判断するか、その人が参加するかを確かめます。
  • 確認先を把握する　自社から確認したい事項を整理し、当日に確認できることと後日になることを分けます。

相手側の参加者について確かめること

確かめること尋ね方の方針準備への影響
参加者と担当業務説明の準備に使うことを示し、分かる範囲で確認します。業務に関係する内容を選んで説明します。
判断する人の参加判断が必要な事項を示し、その事項を担う人の参加を確かめます。当日に確認できる範囲に合わせて資料を用意します。
確認事項の担当確認したい内容ごとに、回答できる人が参加するか確かめます。当日の質問と後日確認する事項を分けます。
表は編集部作成の例です。

参加者が変わるときの連絡方法を決める

参加者が変わると、説明できる内容や確認できる範囲も変わることがあります。変更の連絡方法を決め、連絡を受けたら役割と準備への影響を確かめます。

  • 連絡先と手段を決める　変更が分かった時点で知らせる先と手段を決め、直前にも確認できる連絡方法を共有します。
  • 準備への影響を確かめる　参加者名を更新するだけで済ませず、説明や回答の担当が変わるかを確かめます。
  • 追加参加にも対応する　当日に加わる人の役割を確かめ、必要な前提説明や資料の共有範囲を見直します。

参加者が変わったときの対応

場面すること記録
自社側の変更変更後の参加者と役割、回答範囲への影響を知らせます。連絡した相手、日時、変更内容を残します。
相手側の変更変更後の担当業務を確かめ、説明と確認事項を見直します。新たに分かった役割と準備の変更点を残します。
当日の追加参加役割と資料の共有可否を確かめ、商談の目的とここまでの経緯を説明します。実際の参加者と、追加した説明を残します。
表は編集部作成の例です。

説明と回答の担当を参加者に合わせて決める

参加者が決まったら、説明する部分と質問に答える分野を割り当てます。その場で答えられない質問を誰が受け付け、誰に確認するかも事前に決めます。

  • 説明する箇所を分ける　相手側の関心に沿って説明の順序を決め、各部分を説明する人を割り当てます。
  • 回答の分担を決める　質問の分野ごとに答える人を決め、誰が答えるか決まっていない質問を受け付けて社内の確認先を探す人も決めます。
  • 答えられない質問の担当を決める　その場で答えられない質問を受け付ける人と、確認後に相手へ回答する人を決めます。回答する時期の決め方も確認します。

当日の説明と質問への対応

場面担当準備
内容を説明する各箇所の内容を理解し、説明を担う人を決めます。使う資料と、次の説明へ移る箇所を確認します。
質問に答える分野ごとに回答を担う人を決めます。答えられる範囲を確認し、補足が必要な場合の分担も決めます。
答えられない質問を持ち帰る質問を受け付ける人、確認する人、相手へ回答する人を決めます。記録する内容と、回答時期を決める手順を確認します。
表は編集部作成の例です。

参加者の関心に合わせて資料と確認事項を選ぶ

相手側の担当業務と知りたい内容に合わせて、使う資料の該当箇所を選びます。自社からの確認事項も整理し、説明の担当者間で事前に確認します。

  • 使う資料を選ぶ　参加者が確認したい内容と資料の該当箇所を対応させ、当日示す部分を決めます。
  • 確認する相手を決める　自社からの確認事項ごとに、相手側の誰に確かめるか、何が未確認かを書き出します。
  • 事前に打ち合わせる　参加者と役割を共有し、説明の重複、回答範囲の食い違い、資料の不足を確認します。

商談前に用意する資料と確認事項

準備するもの内容確認
説明に使う資料参加者の関心ごとに、資料名と該当箇所を控えます。必要な説明ができるか、共有してよい内容かを確認します。
相手への確認事項確認内容と、その業務を担う相手側の参加者を記します。相手側の参加者が当日答えられるか、答えられなければ誰に確かめるかを確認します。
事前打ち合わせメモ説明順、担当箇所、回答範囲、未確認事項を記します。自社側の参加者が、自分の担当と使う資料を把握しているか確認します。
表は編集部作成の例です。

実際の参加者と役割を商談の記録に残す

事前の予定と当日の参加者が同じとは限りません。実際に参加した人と確認できた役割を残し、次回の参加者を検討するときに参照できるようにします。

  • 予定との差を残す　予定していた人と実際に参加した人を区別し、欠席や追加参加が分かるように記録します。
  • 役割の変化を残す　当日に分かった担当業務や役割の変更を記録します。確認できた事実と、確認できていない内容を分けます。
  • 次回の希望を残す　次回扱う内容に必要な役割と、誰が誰の参加をどのような理由で希望したかを残し、確定事項とは分けます。

商談後に確認できるよう残す情報

記録項目書くこと
予定と実際の参加者自社側と相手側それぞれの予定者、実際の参加者、欠席や追加参加を記します。
当日の役割誰が何を説明し、どの事項への回答や判断を担ったかを記します。
役割の変更事前に把握した役割との違いと、当日に確認できた内容を記します。
未確認の役割確認できていない担当範囲と、確認する相手を記します。
次回の参加希望誰が、誰の参加を、どのような理由で希望したか、参加が確定しているかを記します。
表は編集部作成の例です。

参加者の確認から当日の記録までを書き込む

次の確認表に、今回の商談で確認できた内容と、まだ決まっていない内容を書き込みます。未定の欄には確認する相手と時期を記し、商談後に実際の参加者と役割を追記します。

  • 決まった内容を書く　参加者の氏名だけでなく、担う役割や確認した内容まで具体的に書きます。
  • 未定を明確にする　分からない欄は空欄のままにせず、確認する相手と、いつ確かめるかを書きます。
  • 変更と実際の参加者を追記する　事前の予定を残しながら変更内容を追記し、商談後に実際の参加者と役割を書きます。

商談の参加者を決める確認表

確認項目記入欄確認項目記入欄
参加者を知りたい理由情報を使う目的と必要な期限を書きます。／記入：自社側の参加者と役割氏名・所属と担う役割を書きます。／記入：
相手に伝えた内容伝えた参加者・役割・回答範囲を書きます。／記入：相手側の参加者と役割参加者と担当業務、判断する範囲を書きます。／記入：
変更時の連絡双方の連絡先・手段と連絡する時点を書きます。／記入：説明の分担説明・回答・持ち帰り事項の担当を書きます。／記入：
資料と確認事項使う資料の箇所と、誰に何を確認するかを書きます。／記入：当日の記録実際の参加者・役割の変更・次回の参加希望を書きます。／記入：
表は編集部作成の例です。記入欄は、自社の商談に合わせて使います。