セミナー後の連絡を相手の状況で決める

資料を送るだけでは、相手が次に何を相談できるか伝わりにくくなります。参加の有無や質問に合わせて、連絡の内容と相談の申し込み方を決めます。

  • 相手に合わせて内容を決める　参加者には当日の内容を、欠席者には要点を伝えます。質問した人には回答を先に返します。
  • 連絡の範囲と申し込み方を決める　申し込み時に伝えた目的と連絡の希望を確認し、次に案内する相談の申し込み方を一つ決めます。
  • 記録と次回の案内を決める　営業管理表に残す項目と、次回の案内を送る相手を決め、P11の記入シートに書き込みます。

セミナー後の連絡は相手の状況で分ける

全員に同じ資料を送るだけでは、参加状況や質問に合った案内ができません。参加者と欠席者を分け、質問があれば回答を優先します。

  • 参加の有無を確認する　申し込みの記録だけで判断せず、実際に参加したかを確認して、送る内容を分けます。
  • 質問の有無も確認する　事前や当日の質問は、参加者にも欠席者にもあります。質問があれば、回答を先に用意します。
  • 次にできることを示す　資料だけで終わらせず、希望する場合の相談や案内の申し込み方を示します。

相手の状況で連絡を分ける

相手伝えること次の案内
参加した人当日の内容と質疑を振り返ります。内容に関連する個別相談を案内します。
欠席した人当日の要点を伝え、資料の受け取り方を案内します。次回の案内を希望するか聞きます。
質問した人（参加・欠席を問わず）質問への回答を先に返します。個別の事情を確認する相談を案内します。
編集部作成の例。連絡は申し込み時に伝えた目的と希望の範囲で行います。

参加者には当日の内容と質疑に触れる

参加者には、当日のテーマを振り返れる連絡を送ります。説明した範囲と質疑の回答を示し、資料と相談の申し込み方を添えます。

  • 当日のテーマを振り返る　何について説明したかを短く示します。当日答えた範囲を超える結論は加えません。
  • 質疑の回答を添える　共有できる質問と回答を取り上げます。個別の会社や人が分かる事情は載せません。
  • 資料と相談先を示す　振り返りに使う資料を案内し、その内容について相談する申し込み方を一つ添えます。

参加者への連絡をこの順に組み立てる

要素書くこと
当日の内容扱ったテーマと、当日説明した範囲を書きます。
質疑の回答共有できる質問と、その回答を書きます。
資料の案内資料の内容と、受け取り方を示します。
次の相談の申込先相談できる内容と、申し込み先を一つ示します。
編集部作成の例。個別に受けた質問への回答は、全体向けの案内と分けます。

欠席者には資料と当日の要点を伝える

欠席者には、当日の話を聞いていなくても理解できる連絡を送ります。扱ったテーマと要点を短く伝え、資料を案内します。

  • 参加を前提に書かない　申し込みへのお礼を伝えます。参加へのお礼や、当日の説明を覚えている前提の表現は避けます。
  • 要点と資料を渡す　扱ったテーマと説明の要点を短く示します。詳しく知りたい部分を資料で確認できるようにします。
  • 次回の案内希望を聞く　連絡できる範囲を確認し、次回の案内を希望するか聞きます。返答がなければ希望ありと扱いません。

欠席者への連絡をこの順に組み立てる

要素書くこと
申し込みのお礼申し込みへのお礼を伝えます。
当日の要点扱ったテーマと、説明した要点を書きます。
資料の案内資料で確認できる内容と、受け取り方を示します。
次回の案内次回の案内を希望するか、返答方法を添えて聞きます。
編集部作成の例。次回案内の希望確認も、申し込み時に伝えた目的の範囲で行います。

質問した人には営業の案内より先に回答する

質問した人には、まず質問への回答を返します。当日答えきれなかった内容は、社内の確認を終えてから伝えます。

  • 未回答の質問を確認する　質問の内容と、当日どこまで答えたかを確認します。答えきれなかった部分から回答します。
  • 確認した回答だけを返す　内容の確認が必要な質問は、担当部署に確認してから回答します。確認中なら、その状況を伝えます。
  • 個別の事情は相談で聞く　事情によって答えが変わる質問は、確認が必要な点を示します。そのうえで個別相談を案内します。

質問の状態に合わせて回答する

質問の状態返し方
当日回答済み当日の回答を確認し、必要な補足を添えて返します。
当日未回答回答を確認したうえで、営業の案内より先に返します。
社内の確認が必要確認中であることを伝え、確認後に回答します。
相手の事情で答えが変わる確認したい事情を示し、希望があれば個別相談を案内します。
編集部作成の例。質問したことだけを理由に、営業の連絡を始めません。

連絡不要の希望と申し込み時の案内を守る

連絡する前に、申し込み時の案内と連絡希望欄を確認します。資料送付と営業の連絡を分け、伝えた目的の範囲で連絡します。

  • 連絡希望欄を確認する　申し込み時の記載と、その後に受けた連絡不要の希望を確認します。資料送付・営業の案内・次回の案内に分けて記録します。
  • 営業しない案内を守る　営業の連絡をしないと案内した場合は、参加や質問があっても、その案内どおりに対応します。
  • 資料送付と営業を分ける　資料を受け取りたいという希望を、営業の連絡への希望と扱いません。送る内容が案内と希望に合うかを確認します。

案内と希望に照らして連絡を判断する

案内で伝えたことセミナー後にできる連絡
資料を送る資料送付を希望する相手に、案内した資料を送ります。
質問に回答する受けた質問への回答を返します。営業の案内は分けて判断します。
営業はしない案内した資料送付や回答にとどめ、営業の連絡はしません。
営業の案内も行う相手が希望した連絡の範囲を確かめ、案内した目的の範囲で連絡します。
次回の案内を行う次回の案内を希望した相手に、伝えた範囲の案内を送ります。
編集部作成の例。案内や希望の記録が不明なら、確認できるまで営業の連絡を保留します。

案内する相談の申し込み方は一つに絞る

今回の連絡で案内したい行動を一つ決め、その申し込み方を示します。申し込み後の対応も決めます。

  • 連絡の目的で案内を選ぶ　相手の事情に沿って話すなら個別相談、詳しい資料を読んでもらうなら資料の受け取り方を案内します。試用は提供できる場合に選びます。
  • 申し込み先を一つ示す　案内する相談で何ができるかを説明します。申し込む方法は一つ示します。
  • 受け付け後の対応を決める　誰が受け付け、誰が返答するかを決めます。希望内容と対応結果は営業管理表に残します。

案内する相談を選び、対応する人を決める

案内する相談対応する人記録
個別の相談相談内容を扱える人を決めます。相談の希望内容と、合意した次の対応を残します。
資料請求資料の案内と質問に対応する人を決めます。希望した資料と、送付した内容を残します。
試用利用開始の案内と質問に対応する人を決めます。試したい内容と、案内した内容を残します。
編集部作成の例。この中から、今回の連絡で案内するものを一つ選びます。

記録は営業管理表に残し法人番号で照合する

参加状況や返答は、営業管理表に残します。申込者の会社を法人番号で既存の営業先と照合し、別の担当者が連絡中なら参加状況と質問を共有します。

  • 参加とやり取りを記録する　参加の有無、質問、送った回答、相手の返答を残します。希望した連絡手段も記録します。
  • 法人番号で会社を照合する　会社名や所在地を確認して法人番号を特定し、既存の営業先と照合します。特定できなければ、申込者に正式な社名と所在地を確認します。
  • 既存の連絡状況を確認する　すでに連絡中なら社内の担当者に共有します。新規なら、参加・欠席を問わず申込者の情報を会社に対応させて登録します。

営業管理表に必要な情報を残す

記録項目書くこと
会社と申込者会社名・法人番号と、申込者の氏名・連絡先を対応させます。
参加の有無参加したか、申し込んだが欠席したかを残します。
質問と回答質問の内容、回答した内容、未回答の部分を残します。
相手の返答資料や相談の希望と、合意した次の対応を残します。
連絡の希望希望した連絡手段と、連絡不要の範囲を残します。
社内の担当既存の連絡状況と、次に対応する人を残します。
編集部作成の例。法人番号は会社の照合に使い、参加者本人の確認とは分けます。

営業の連絡はセミナーの内容から始める

営業の連絡は、申し込み時の案内と相手の希望を確認してから行います。扱ったテーマや相手の質問に触れ、今回の用件を伝えます。

  • 名乗りと用件を伝える　会社名と名前を伝え、何について連絡したかを説明します。電話では今話を聞けるかも確認します。
  • 内容に沿って用件を示す　当日のテーマや相手の質問と、今回の用件がどう関係するかを短く説明します。
  • 参加だけで関心を決めない　参加したことだけで、購入や導入を考えていると判断しません。詳しい説明や個別相談を希望するかを確認します。

相手の状況に合わせて用件を伝える

場面伝え方
連絡の冒頭会社名と名前、連絡の用件を伝えます。電話なら今話せるかも確認します。
参加者への連絡当日のテーマに触れ、関連する相談を希望するか確認します。
欠席者への連絡送付した要点や資料に触れ、説明を希望するか確認します。
質問後の連絡回答が質問に答えていたかを確認してから、相談の希望を聞きます。
相談を望まない希望を記録し、相談を重ねて勧めません。
編集部作成の例。セミナーへの参加や質問だけを、営業の連絡への希望と扱いません。

次回の案内は希望した人のうちテーマに関係する相手に送る

次回の案内先は、今回の申し込み一覧をそのまま使わずに決めます。案内の希望を確認し、次回のテーマが業務や課題に関係する相手を選びます。

  • 案内不要の人を外す　今回の参加者や欠席者でも、案内を希望しない人は外します。申し込み後に受けた希望も反映します。
  • テーマとの関係で選ぶ　営業先を選ぶときと同じように、業種や地域、課題を確認します。次回のテーマとの関係を見ます。
  • 質問や返答も確認する　次回のテーマに関心を示した質問や返答を確認します。関心だけで、案内を希望しているとは判断しません。

案内の希望とテーマの両方で選ぶ

案内の候補送らない条件
参加者次回の案内を希望しない人には送りません。
欠席者案内不要と返答した人には送りません。
質問や返答で関心を示した人案内の希望が確認できない人には送りません。
次回のテーマに関係する人連絡できる相手でも、テーマと関係が薄い人は今回の送付先から外します。
編集部作成の例。送付先は、申し込み時に伝えた目的と案内の希望を確認して選びます。

セミナー後の連絡を記入シートで決める

今回のセミナーについて、各欄に対応を書き込みます。決まっていない項目は、確認する内容と対応する人を記入します。

  • 相手ごとの内容を書く　参加者と欠席者に伝える内容を分けます。質問への回答は、確認する部署と返答する人まで書きます。
  • 希望と相談先を書く　連絡不要の希望をどこで確認するかを書きます。案内する相談の申し込み方と、営業の連絡の有無も決めます。
  • 記録と案内先を書く　記録項目の欄に、営業管理表に残す項目と法人番号での照合方法を書きます。次回の案内を送る条件も決めます。

今回のセミナー後の連絡を決める

決めること記入欄決めること記入欄
参加者への連絡欠席者への連絡
質問への回答の流れ連絡不要の確認
次の相談の申込先記録項目と照合方法
営業の連絡の有無次回案内の相手
編集部作成の例。記入後は、連絡や回答を行う人に共有します。