送りたい会社と送付先を公開情報で確かめる

会社名が分かっていても、その会社に手紙を送る住所まで分かるとは限りません。会社の特定から送付先の照合、確認結果の記録までを整理します。

  • 会社を特定する　法人番号と所在地を調べ、事業内容などを照合して送りたい会社を特定します。
  • 送付先を確かめる　本店所在地に加え、用件を扱う部署がある拠点の住所を会社概要や拠点案内で確かめます。
  • 確認後の扱いを決める　返送や営業の断りへの対応を決め、確認元と確認日を営業管理表に残します。

会社名だけで宛先を決めない

同じ会社名でも、所在地や事業内容が異なる別会社があります。見つけた住所を使う前に、送りたい会社の情報か、用件に合う拠点かを確かめます。

  • 同名の会社を見分ける　会社名の一致だけで判断せず、地域や事業内容など、すでに分かっている情報と比べます。
  • 住所の新しさを確かめる　ホームページに住所があっても、移転のお知らせや更新日を確認します。
  • 用件を扱う拠点を探す　本社の住所だけで決めず、支店や営業所が用件を扱っていないか調べます。

会社名だけでは判断できない場面（編集部作成の例）

起きることそのときの状況確かめること
別の会社に送る同じ商号の会社が複数見つかります。所在地と事業内容が合うか照合します。
古い住所に送る古い会社案内に住所が残っています。移転情報と現在の所在地を調べます。
拠点を取り違える用件を扱う部署が支店にあります。部署のある拠点の住所を調べます。

法人番号で会社を特定する

国税庁の法人番号公表サイトで、商号・所在地・法人番号を確認します。同名の候補があるときは、所在地や別の公開情報にある事業内容を照合します。

  • 商号と所在地を調べる　国税庁の法人番号公表サイトで検索し、送りたい会社の地域や正式な商号と比べます。
  • 事業内容も照合する　事業内容は会社案内などで調べます。所在地や事業内容が把握している情報と異なる場合は判断を保留し、移転や事業変更のお知らせを調べます。
  • 法人番号で記録を分ける　営業管理表に法人番号を残し、同名の別会社や同じ会社の重複登録を見分けます。

会社を見分けるための照合項目（編集部作成の例）

確かめる項目見る場所見分け方
商号法人番号公表サイトで確認します。法人の種類を含め、正式な表記を比べます。
所在地法人番号公表サイトで確認します。把握している地域や住所と比べます。
事業内容会社案内や業界団体の公開情報を見ます。送りたい会社の事業と合うか調べます。
法人番号法人番号公表サイトで確認します。同名の会社を区別する識別番号として使います。

本店所在地と実際の送付先を分けて確認する

登記上の本店所在地と、日常の業務を行う事務所が異なることがあります。会社を特定した後に、用件を扱う部署や拠点の所在地を確認します。

  • 本店所在地を確認する　法人番号にひもづく本店所在地を確認します。その住所だけでは、部署の所在までは分かりません。
  • 業務を行う拠点を探す　会社概要や拠点案内を見て、本社機能や対象の部署がどこにあるか調べます。
  • 送付先の根拠を残す　本店と異なる住所を選ぶ場合は、その会社の拠点だと分かる情報と選んだ理由を残します。

拠点ごとの送付先の考え方（編集部作成の例）

場合送付先の考え方確かめること
本店と事務所が異なる用件を扱う事務所を候補にします。会社の案内で事務所の住所を調べます。
本社機能が別の拠点にある本社業務を行う拠点が今回の用件を扱うか確かめて候補にします。会社概要と拠点案内を照合します。
部署が支店にある対象部署のある支店を候補にします。部署名と支店の住所を確認します。
拠点を判断できない送付先の決定を保留します。本店で用件を扱うかも含めて調べます。

移転・閉鎖・商号変更を送付前に確かめる

以前確認した住所でも、その後に移転していることがあります。法人番号公表サイトの変更履歴と会社のお知らせを見て、変更の内容や時期を確認します。

  • 変更履歴を確認する　所在地や商号の変更を確認し、管理表に残る情報との差を調べます。
  • 拠点のお知らせも読む　支店の移転や閉鎖は、会社のお知らせも確認します。古い住所では返送されることがあります。
  • 変更内容で扱いを決める　商号変更と、別の会社への事業の移管は分けて確かめます。登記記録が閉鎖されている場合は、理由を調べて送付を保留します。

変更が見つかったときの対応（編集部作成の例）

変更の種類確認元送付前の扱い
本店の移転法人番号公表サイトの変更履歴を見ます。新所在地と実際の送付先を照合します。
拠点の移転・閉鎖会社のお知らせや拠点案内を見ます。移転日や業務の移管先を確認します。
商号変更変更履歴と会社のお知らせを見ます。法人番号を照合して商号を更新します。
登記記録の閉鎖法人番号公表サイトの閉鎖情報を見ます。閉鎖理由を調べ、送付を保留します。

ホームページがなくても公開情報を照合する

ホームページが見つからないときは、法人番号公表サイトの所在地を起点に調べます。公開名簿や求人情報などを照合し、その住所に現在も対象の会社の拠点があり、用件を扱っているかを確かめます。

  • 公表所在地を起点にする　商号と法人番号を確認してから、ほかの公開情報にある住所を比べます。
  • 掲載目的と日付を見る　公開名簿や求人情報は、掲載日と、掲載された住所が本社・事業所・勤務地のどれを示すかを確かめます。
  • 判断できなければ保留する　公開情報から現在の送付先を確かめられない場合は、送付を保留します。

ホームページ以外の確認元（編集部作成の例）

確認元分かること注意
法人番号公表サイト商号や本店所在地を確認できます。実際に用件を扱う拠点かは別に調べます。
業界団体の公開名簿会員企業の所在地が分かる場合があります。掲載時点と同名の別会社でないかを確認します。
許認可の公開名簿事業者や事業所の所在地を調べられます。対象の事業所と更新日を確認します。
取引先の公開情報会社の事業や拠点を照合できる場合があります。過去の取引時点の情報でないか調べます。
求人の公開情報事業内容や勤務地を確認できます。募集している会社が送りたい会社と同じかを確かめ、勤務地の住所を本社の住所と取り違えないようにします。

部署と役職は公開情報で確認できる範囲で決める

組織図や拠点案内から、用件を扱う部署を探します。部署名や役職名を確認できない場合は、それらや個人名を推測で加えず、確認できた住所の会社宛にします。

  • 用件を扱う部署を探す　部署名だけで判断せず、公開されている業務内容と拠点の住所を確認します。
  • 不明なら会社宛にする　部署を確認できなければ会社宛にします。会社の送付先住所の確認は別に行います。
  • 個人名を推測しない　役職名から個人名を推測しません。古い人事情報だけで、その人が現在も同じ部署にいるとは判断しません。

確認できた情報から宛先を決める方法（編集部作成の例）

分かる情報宛先に使う情報推測しないこと
部署と拠点確認できた部署と拠点を宛先に使います。公開されていない担当者名は補いません。
部署と役職用件を扱うと確認できた部署名と役職名を使います。役職に就いている人の名前は推測しません。
会社と住所のみ確認した住所の会社宛にします。部署名を推測して加えません。
古い人事情報現在の情報を調べてから判断します。同じ人が在籍しているとは決めつけません。

返送理由を記録して再送か停止かを決める

返送されたら、記載された理由をそのまま記録します。住所の誤りと受け取りを断る意思を分けて確認し、再送・保留・停止のどれにするか決めます。

  • 返送理由を残す　返送日、使った住所、返送物に付いた返送理由の記載を残します。理由が分からない場合は推測で埋めません。
  • 住所を確かめ直す　商号と法人番号から照合し直し、移転や拠点閉鎖、住所の転記誤りを調べます。
  • 再送の条件を決める　返送の原因を解消し、受取拒否や今回の送付に当たる営業の断りが示されていないことを確かめたうえで、再送を検討します。判断材料がなければ保留します。

返送後の判断と対応（編集部作成の例）

返送理由確かめること次の対応
宛所不明住所の転記と会社・拠点の所在を調べます。誤りを解消できた場合に再送を検討します。
転居先不明移転のお知らせと変更履歴を確認します。新しい送付先を確認できるまで保留します。
受取拒否返送物に記された断りの内容を確認します。手紙の送付を停止し、社内で共有します。
理由の記載なし使った住所と公開情報を照合します。理由が不明なまま同じ宛先へ再送しません。

営業の断りは記録して該当する連絡を止める

返送物やホームページに営業の断りがある場合は、その内容を確認します。断りの対象となる手段や用件を営業管理表に記録し、担当が変わっても該当する連絡を繰り返さないようにします。

  • 断りの内容を確認する　営業全般への断りか、特定の手段への断りかを読みます。範囲が不明なら、手紙の送付を保留して社内で扱いを確かめます。
  • 確認元と日付を残す　断りの記載と確認日を記録し、返送物や掲載ページを社内で確認できるようにします。
  • 対象の連絡を停止する　法人番号で会社を照合し、該当する連絡を停止します。別の担当者や別の手段で同じ相手に連絡しません。

断りの意思を社内で扱う方法（編集部作成の例）

意思の示され方記録すること社内での扱い
返送物での断り断りの記載、返送日、対象の会社を残します。該当する連絡を停止し、関係者へ共有します。
サイト上の断り掲載文、ページの名称とURL、確認日を残します。営業対象を選ぶときに停止情報を確認します。
直接の申し出申し出の内容、受けた日、対象範囲を残します。担当が変わっても停止を引き継ぎます。
範囲が不明な断り分かる内容と不明な点を分けて残します。連絡を保留し、社内で扱いを決めます。

営業管理表に確認元と確認日を残す

住所だけを残すと、後から何を根拠に選んだか分からなくなります。会社の識別情報と送付先を分け、確認元・確認日・返送後の対応まで記録します。

  • 会社と送付先を分ける　法人番号・商号・本店所在地とは別に、実際の送付先住所と部署を記録します。
  • 情報ごとに確認元を残す　本店所在地と部署の住所など、確認した項目ごとにページの名称とURL、確認日を残します。
  • 対応と次の予定を残す　返送や断りへの対応を記録します。再確認する予定の項目と、送付を停止した相手を分けて残し、未確認の項目も明示します。

営業管理表に残す項目（編集部作成の例）

記録項目書くこと
法人番号・商号法人番号と正式な商号を記録します。
本店所在地公表された所在地と確認元を記録します。
送付先と確認元住所・拠点・部署と、確認したページの名称とURLを残します。
確認日情報を確認した日を項目ごとに残します。
返送・断りと対応理由や断りの内容、確認元、日付、停止などの対応を残します。
次の予定再確認する項目と予定日を記録し、停止中ならその旨を残します。

宛先の確かめ方を自社のメモに書く

ここまでの確認方法を、自社で使う短いメモにまとめます。住所を確かめられないときの保留と、営業の断りがあるときの停止も書き、判断に迷ったときに見返せるようにします。

  • 調べる順序を決める　商号・所在地・事業内容を照合して送りたい会社を見分け、その法人番号を記録してから送付先を確かめる順序を決めます。
  • 判断できない場合も書く　部署が不明でも住所を確かめられれば会社宛にすること、住所を確かめられなければ保留すること、断りがあれば停止することを書きます。
  • 記録する場所を決める　確認元・確認日・返送・断りの記録先を決め、送付前にその記録を確かめる手順を書きます。

自社で決める宛先確認メモ（編集部作成の例）

決める項目自社の方針を書く決める項目自社の方針を書く
法人番号の確認確認する場所と記録先を書きます：同名の見分け方所在地や事業内容の照合方法を書きます：
送付先の決め方本店と拠点を照合する方法を書きます：移転・閉鎖の確認変更を調べる確認元を書きます：
サイトがない場合代わりの確認元と保留条件を書きます：部署の方針部署が不明なときの扱いを書きます：
返送時の対応再確認・再送・停止の条件を書きます：管理表への記録確認元・日付・断りの記録先を書きます：