テレアポ 方法は、相手を選び、用件を伝え、結果を残す順で考える

テレアポは、提案が合いそうな企業を選び、連絡先を確認し、用件を伝えたうえで、相手の意向に沿って商談へ進める流れで組み立てましょう。 電話をかける前に営業リストと会話の目的を整え、通話後は結果を記録し、断られた相手には再びかけない運用を用意してください。

話し方を練習するときも、まず「誰に、何の話を、なぜ持ちかけるのか」を書き出してみます。相手を選んだ理由が曖昧なままだと、受付への説明も、担当者に尋ねる内容も広がりがちです。用件を絞りましょう。

たとえば、社内の請求業務を支援する商材なら、電話で確かめたいのは、その業務を担当する部署や、現在の進め方について話す意向があるかどうかです。相手の業務に支障が出ていると決めつけず、確認できた内容をもとに次の話題を選びます。

最初に決めるのは、電話の着地点

アポイントを取る場合は、どのような話をする場なのかまで決めておきましょう。「詳しいご案内」だけでは、相手が参加を判断する材料が足りないかもしれません。取り上げる業務、確認したい課題、説明できる内容を言葉にしておきます。

商談の条件も、架電前にそろえてください。担当部署が分かった段階と、担当者が説明を聞くことに同意した段階を同じ扱いにすると、引き継ぐ側と受け取る側で期待がずれやすくなります。

自分で電話も商談も担当する場合は、次の打ち合わせで何を聞くかまで記録します。架電を別の担当者に任せる場合は、商談として引き継ぐ条件と、確認だけで終える条件を共有しましょう。役割が変わっても、相手と約束した内容をたどれる形にします。

狙う相手が曖昧なら、選んだ理由を残す

営業先をまだ絞れていない段階では、地域や業種だけで候補を並べず、「この企業のどの業務に提案が関係しそうか」を添えてください。仮説で構いません。確認済みの情報とは欄を分けます。

たとえば「Webサイトで対象の事業を確認した」は事実の欄へ、「その事業で自社の支援が役立つかもしれない」は仮説の欄へ。電話では仮説を質問に変え、相手の返答で見直します。想像した困り事を、その企業の現状として話さないための準備です。

仕事内容から整理したい場合は、テレアポ とは｜仕事内容と営業リストの準備、商談につなぐ流れを理解するも参考になります。方法を試す際は、対象を決める作業と、電話で確認する作業をつなげて考えましょう。

架電前の営業リストは、会社の重複と連絡先の状態まで整える

架電用の営業リストには、企業を選ぶ情報に加えて、重複、連絡先の確認状況、過去のお断りを判断できる欄を用意しましょう。検索で見つけた企業を、そのまま今日かける相手にする前に、確認の工程を挟みます。

準備の段階で使いやすい項目は、次のとおりです。すべてを埋めようとするより、分からない項目を分からないまま扱えるようにしてください。

項目 記録する内容 架電前の使い方
企業の識別 法人番号、会社名、拠点名 同じ企業への重複を確認する
対象にした理由 地域、業種、確認した事業内容 提案との接点を確かめる
連絡先の状態 電話番号、確認元、確認日 使用する番号を選ぶ
担当先 部署、担当業務、確認済みの氏名 取次ぎの依頼に使う
接触履歴 通話結果、相手の発言、約束 次の対応を判断する
架電停止 お断りの内容、停止対象 架電対象から外す

名前の表記が違っても、同じ会社か確かめる

会社名の表記揺れなどを照合し、同じ企業の情報をまとめる作業を名寄せと呼びます。別のリストを追加するときは、既存の企業情報や通話履歴との照合を先に行いましょう。

会社名だけで判断すると、略称や旧社名を別の会社として扱う可能性があります。法人番号がある場合は照合の軸にし、所在地や拠点名も合わせて確認してください。名前が似ているという理由だけで統合するのも避けたいところです。

同じ法人でも、本社と支店で連絡先を分けて管理する場合があります。その場合は、企業をまとめる単位と、電話をかける拠点の単位を分けておきます。支店名を残したまま、どの法人に属するかをたどれる形が扱いやすいでしょう。

電話番号の重複も見てください。同じ番号が複数の行に入っていたら、同じ受付につながる候補として確認します。番号だけで企業を統合せず、「同じ日に別の担当者から重ねて電話しないための確認」として扱うと、整理の目的がぶれにくくなります。

重複行を削除するときは、通話履歴も移します。企業情報をまとめても、お断りの記録は消さないでください。 古い行にだけ停止情報が残り、新しい行が未接触として復活しないよう、統合後の状態まで確かめます。

移転・閉鎖の情報と、電話番号の確認を分ける

移転や閉鎖の情報を見つけた企業は、架電候補からいったん外し、現在の企業情報と連絡先を照合しましょう。所在地が更新されたことだけを根拠に、手元の電話番号も確認済みとして扱わない運用にします。

リストには「企業情報を確認した日」と「電話番号を確認した日」を分けて残す方法があります。更新日が共通の欄しかない場合は、何の情報を更新したのかを補足してください。電話番号の変更まで確認したのか、住所だけを直したのかが後から分かります。

別の会社につながった場合は、その番号への架電を止め、確認待ちに戻します。移転の可能性があるからと推測で電話を続けるより、企業の識別と連絡先の照合をやり直しましょう。

担当者がその場で情報を修正するなら、確認元も添えます。「電話で相手から聞いた」「企業のWebサイトで確認した」など、何を根拠に変更したかを残す形です。あとで情報が食い違ったとき、確認を始める場所になります。

担当者名が空欄でも、担当業務を準備する

担当者名がない企業には、何を担当する人へ取り次いでほしいのかを準備してください。氏名を推測して埋めず、提案に関係する業務を短く表現しておきます。

たとえば「請求書の発行や管理をご担当の方」のように、相手が社内で担当先を判断しやすい説明を考えます。部署名を調べられた場合も、その部署が今回の用件を担当しているかは通話で確認する余地を残しましょう。

空欄の理由も分けられると便利です。まだ調べていないのか、担当業務までは分かったのか、以前の担当者から変更があったのか。氏名が入っていないという見た目が同じでも、次に行う作業は変わります。

受付から担当部署を教わったら、教わった範囲を記録します。部署名が分かっただけなら、担当者との会話や商談への同意まで得た扱いにはしません。情報が増えた段階を、そのまま残してください。

業種コードの粒度は、実際の事業内容と照らす

業種で候補を絞る際は、大分類から中分類、小分類へと範囲を確認し、提案に関係する事業内容と照合しましょう。分類が細かいことだけで、電話の対象として適していると判断しないようにします。

広い分類では、提案と関係の薄い事業が混ざる可能性があります。一方、細かく絞った場合は、別の分類に登録された企業が候補から外れることも想定しておきたいところです。検索結果の会社名や事業説明を見ながら、条件を調整してください。

複数の業種情報があるリストでは、どの業種を理由に対象としたかも残します。架電担当者が別の事業を前提に説明しないためです。相手から対象業務を行っていないと聞いたときは、話し方より先に選定条件を見直せます。

分類が未登録の企業は、該当しない企業と分けて扱いましょう。「分からない」と「対象外」を混ぜなければ、後で事業内容を調べる候補が残ります。データの欠落を、そのまま企業の特徴に置き換えない整理です。

電話では、名乗りと用件を伝えてから相手の意向を確かめる

電話がつながったら、自社名と氏名、営業の用件を伝え、話を続けられるか確かめましょう。受付への取次ぎ依頼と、担当者への提案は、説明する内容を分けて準備します。

会話の台本には、読む文章に加えて「何を確認する場面か」を書き添えておくと使いやすくなります。相手の返答に合わないまま、用意した文章の末尾まで読み進めることを避けるためです。

受付には、取り次ぐための材料を渡す

受付向けの用件は、誰から、どの業務について、どんな目的で電話したかが伝わる形にします。取引があるように装ったり、営業であることを隠したりする表現は使わないでください。

次の文面は、請求業務の支援を提案する場合の練習用です。社名や担当業務、説明できる内容は、自社の実態に合わせて置き換えます。

お世話になります。［自社名］の［氏名］と申します。請求業務の支援サービスのご案内でお電話しました。請求書の発行や管理をご担当の方に、お取り次ぎをお願いできますか。

用件を尋ねられたら、同じ言葉を繰り返すより、支援の対象を具体的に補います。ただし、自社で扱っていない業務まで説明に足さないでください。取り次いでもらうために話を広げると、担当者との会話で修正が必要になります。

担当者が不在なら、その事実を記録します。再連絡について案内があれば内容を残し、不在だったことだけを再架電の許可として扱わないようにしましょう。営業を断られた場合は、取次ぎの依頼を続けずに終えます。

担当者には、用件に関係する質問を置く

担当者につながったら、改めて名乗り、受付に伝えた用件を短く共有します。そのうえで、今話せるか、今回の業務を担当しているかを確認してください。

［自社名］の［氏名］です。請求業務の進め方に関する支援のご案内です。今、この件についてお話ししてもよろしいでしょうか。

会話の了承が得られたら、提案に関係する範囲で状況を聞きます。「お困りですよね」と前提を置くより、「現在はどの部署で対応されていますか」のように、相手が事実を答えられる質問から始める方法があります。

返答を聞いてから次へ進みます。こちらの想定と違っていたら、質問や提案も変えてください。用意した質問をすべて聞くことを目標にすると、相手がすでに伝えた内容を重ねて尋ねることになりかねません。

困り事があると聞けても、すぐに自社の商品で解消できると結びつけないようにします。どの作業で、どのような負担があるのかを確認し、自社で対応できる範囲と照合しましょう。合う部分だけを説明します。

商談を提案するときは、話す内容を先に示す

相手が説明を聞く意向を示したら、次の打ち合わせで扱う内容を伝えて日程を相談しましょう。面談の目的が曖昧なまま予定だけを決めると、商談担当者が何を準備すべきかも分かりにくくなります。

伺った請求書の確認作業について、弊社で対応できる範囲をご説明する機会をいただけますか。ご都合と、打ち合わせの方法を相談させてください。

日程の相談まで進んだら、日時、方法、参加する人、相手が聞きたい内容を確認します。約束した事項を読み返してもらえる形で記録し、商談担当者へ渡してください。資料を用意すると伝えた場合は、その内容も残します。

相手が検討を希望した場合は、何を検討するのかと、こちらからの連絡を希望するかを確認できる範囲で聞きます。「検討する」という言葉だけを、日程調整への同意として扱わないようにしましょう。

断られた場面の終わり方も用意しておく

営業を断られたら、お礼を伝えて通話を終える文面を準備してください。担当者ごとに判断を任せるより、終了する場面を台本に入れておくほうが運用を合わせやすくなります。

承知しました。今後のお電話を控えるよう記録いたします。お時間をいただき、ありがとうございました。

その場で返答を変えてもらおうと質問を重ねる必要はありません。通話後にお断りを記録し、架電しない先の一覧へ反映します。別の担当者や委託先が同じ企業へ電話しないよう、停止情報を共有するところまでを対応に含めましょう。

忙しいとだけ伝えられた場合も、こちらの都合で次の日時を決めないでください。会話を続けられそうなら再連絡の意向を確認し、判断できなければ保留にします。曖昧な返答を都合よく読み替えない扱いです。

通話結果を分けて残し、止まった場所から改善する

テレアポの改善は、通話がどこで止まったかを分け、その原因に対応する作業を見直す方法で進めましょう。アポイントの有無だけで評価すると、リストの不備と会話の課題が混ざりやすくなります。

記録する区分は、担当者同士で同じ意味にそろえてください。細かく分けても、入力する人が迷ってしまうなら運用が続きにくくなります。区分名に加え、どの状態で選ぶかを短く説明しておくと扱いやすくなります。

通話の状態 残したい情報 見直す作業
番号を確認する必要がある 不通や別企業につながった状況 連絡先の確認
担当先が分からない 伝えた用件、分かった部署 担当業務の整理
対象業務に該当しない 相手が説明した事業や担当範囲 業種・対象条件の修正
説明を聞く意向がある 関心を示した内容、未確認事項 次の説明の準備
商談の合意がある 約束した内容、日時、方法 商談への引き継ぎ
営業を断られた お断りの内容、停止対象 架電停止の反映

相手の発言と、担当者の解釈を分ける

通話メモは、相手が話した内容と、架電担当者が考えたことを分けて書きましょう。「興味あり」だけでは、何に関心を示したのか、次に何を約束したのかが伝わりにくくなります。

たとえば「対応できる業務の範囲を知りたいと言われた」は発言の記録です。「商談につながりそう」は担当者の見立てとして別に残します。引き継ぎでは、相手の発言と合意した事項を中心に共有してください。

返答の表現をそのまま残せない場合は、要約であることが分かる形にします。相手が使っていない強い言葉に置き換えたり、こちらが期待する結論を付け足したりしないようにしましょう。

次に何をするかも添えます。担当部署を調べる、連絡先を確認する、商談資料を用意する、架電を停止する。結果と次の作業が隣にあれば、リストを開き直した人が判断をやり直す手間を減らせる可能性があります。

件数を比べる前に、何を数えたかをそろえる

手元の記録を集計するときは、対象企業の数と電話をかけた回数を分けましょう。同じ企業へ複数回連絡した記録がある場合、どちらを分母にするかで見え方が変わります。

会話につながった割合を見るなら、受付との会話を含めるのか、対象業務の担当者と話した場合だけを数えるのかを決めます。アポイントも、候補日時の相談中と、日時の合意済みを分けておくと経過を追いやすくなります。

集計表には対象期間、リストの抽出条件、使用した台本を添えてください。地域や業種を変えた週と、以前の条件で実施した週を比べる場合は、その違いも見ながら判断します。数字の増減だけで話し方の良し悪しを決めないためです。

外部の平均値が手元になくても、社内の記録から確認できることはあります。不通が目立つなら番号の確認へ、対象外の返答が続くなら選定条件へ、会話後に引き継ぎが止まるなら商談の条件へ。詰まった場所から戻りましょう。

話し方を変える前に、対象条件も点検する

受付で用件が伝わっていない場合は、担当業務の説明を具体的にする余地があります。一方、担当者から「その業務は行っていない」と返される場合は、リストの業種分類や事業内容の確認から見直してみてください。

担当者と話せているのに商談へ進まない場合は、提案が業務に合っていたか、説明を聞く意向があったかを通話メモで確認します。台本の表現だけを変える前に、相手が述べた理由を読んでみましょう。

修正した内容も記録します。対象条件と話す内容を同時に広く変えると、どの変更が結果に関係したかを判断しにくくなります。記録から原因を絞れる場合は、その部分から調整する進め方が考えられます。

断られた企業を再び試すために台本を変更する運用にはしません。改善した方法は、架電停止の対象を除いた候補に適用してください。成果を振り返る作業と、お断りを尊重する作業を分けずに扱います。

代行を使う場合も、結果が戻る形を決める

架電を任せる場合は、対象リストの受け渡しと同時に、通話結果をどの項目で返してもらうかを決めましょう。商談の情報だけが戻る形では、連絡先の修正や架電停止を手元のリストへ反映しにくくなります。

準備したいのは、対象企業の識別情報、架電しない先の一覧、台本、商談として扱う条件、報告項目です。委託期間中に新しくお断りが出た場合、誰がどこへ反映するかも相談してください。

社内と委託先で同時に電話する場合は、担当する範囲を共有します。リストの最新版がどれか、停止情報を反映したのがいつかを確認できるようにすると、古いファイルを使う場面に気づきやすくなります。

依頼する作業の範囲を整理したいときは、テレアポ 見積もりの確認方法｜対象件数と追加作業から発注条件を見極めるも確認してください。名寄せや連絡先の補完を誰が担当するかまで決めてから、架電の条件をそろえましょう。

営業GO!を検討するときは、検索条件と架電用の準備をつなげる

営業GO!を検討する場合は、地域や業種で候補を選ぶ作業と、電話をかけるためにリストを整える作業をつなげて考えてください。提供開始は2027年1月の予定で、現在は先行登録を受け付けています。

提供予定の機能には、地域・業種などの条件による企業の絞り込み、検索結果のリスト保存、CSVダウンロードが含まれます。テレアポの発注も同じ画面から行える予定です。候補を探す段階から架電を任せる段階まで、どこを自社で担当するかを整理する材料になります。

対象企業の条件と、連絡先の条件を分けて考える

地域や業種は、どの企業へ提案するかを決める条件として使います。電話番号の有無は、電話で接点を作る準備に使う条件です。検索結果を見る際は、この役割の違いを意識してください。

提供予定の検索では、地域の条件や業種の大分類・中分類・小分類、電話番号の有無などを利用できます。まず提案に関係する地域と業種を決め、その範囲で連絡先を確認する流れを想定すると、番号があるという理由だけで対象を広げずに済みます。

売上高や利益のレンジも絞り込みの条件に含まれます。ただし、数値の条件に合うことと、自社の提案に関心があることは分けて扱ってください。検索で候補を選んだ後に、事業内容や担当業務を確認する手順を組み込みましょう。

担当者名が分からない企業への連絡では、先に整理した担当業務の説明を使います。企業データから分かることと、会話で確かめることを分けておくと、リストの空欄を推測で補わずに準備できます。

データの更新と、自社の通話履歴を両方残す

営業GO!の企業データは、新設・移転・閉鎖を毎日自動更新する仕様です。提供開始後の利用を考える際も、企業情報の更新と、自社が電話で確認した内容を合わせて管理する運用を用意してください。

データが更新された場合は、すでに保存したリストやダウンロードしたCSVにどの情報が入っているかを確認する手順を考えます。保存した時点の情報を使い続けるなら、架電前に移転・閉鎖や連絡先の状態を再確認する工程を置きましょう。

更新された企業情報を取り込む際にも、社内で記録した担当部署、相手との約束、お断りの履歴を引き継ぎます。企業データの鮮度と、自社の接触履歴は別々に管理し、架電前に照合するという考え方です。

先行登録を検討する段階では、現在のリストで困っている作業を書き出しておくと、提供開始に向けた案内を確認しやすくなります。対象の絞り込み、重複の整理、電話番号の確認、架電の手配など、自社が任せたい範囲を言葉にしておきましょう。

申し込んだ後、最初にやること

先行登録後に何を準備するかは、営業GO!公式サイトで公開されている案内を確認して決めてください。連絡手段と時期、最初に聞かれる内容、必要書類については、申し込み時の案内で確認しましょう。

連絡が来るまでの日数や連絡方法、提出する書類を、案内のないまま想定して準備する必要はありません。申し込み後の流れは各社の公式サイトに記載があります。

よくある質問

テレアポを始める際は、担当者名の不足、架電する時間、成果の見方など、手元で判断に迷う項目から準備を進めましょう。共通の目安を置くより、相手の案内と自社の記録を使って次の対応を決めます。

担当者名がなくても準備を進められますか？

担当者名が空欄なら、提案に関係する担当業務を先に整理してください。受付に取次ぎを依頼するときは、その業務を担当する人を尋ねる形を検討できます。

氏名を推測で埋める必要はありません。通話で部署や担当先が分かったら、確認できた範囲を記録し、次の対応に使いましょう。

電話をかける時間はどう決めますか？

相手が公開している受付時間や連絡に関する案内を確認し、通話中に時間の希望を伝えられた場合は記録してください。業種だけを理由に、同じ時間帯をすべての企業へ当てはめないようにします。

話し中や不在の記録と、お断りの記録は分けましょう。営業を断られた相手には、時間を変えて再びかける運用をしないでください。

成功率の目標はどう置けばよいですか？

自社の記録で何を測れるかを確かめ、指標の数え方を決めるところから始めましょう。対象企業、架電回数、担当者との会話、合意済みの商談を分ければ、どの段階を改善したいかを検討しやすくなります。

根拠のない目標値を置くより、同じ条件で集めた記録を比較してください。リストの条件や実施期間が違う場合は、その違いも含めて振り返ります。

自分でかけるか、代行へ任せるかで迷っています

会話から相手の業務を直接理解したい段階なら、自分で架電し、質問や対象条件を調整する進め方があります。任せたい業務が決まっている場合は、対象リストと商談の条件、報告項目をそろえて代行への依頼を検討できます。

どちらを選ぶ場合も、通話結果を営業リストへ戻す担当を決めておきましょう。比較する際は、テレアポ メリットデメリット｜営業リストと運用負担で導入を判断するも判断材料になります。

まとめ

まず手元の営業リストを開き、対象にした理由、連絡先の確認状況、お断りの記録を見ながら、架電する相手と確認待ちの相手を分けてください。名乗りと用件、相手に確かめたい内容、通話後に残す項目をそろえたら、準備の整った候補から進めましょう。

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