テレアポの通電率は、平均より先に「誰につながったか」をそろえる

テレアポの通電率の平均と自社の実績を比べるなら、受付の応答と担当者への接続を分けてください。 業界共通の平均として裏づけられる数値はここでは示せませんが、手元の架電履歴を同じ定義で集計すると、改善すべき箇所を探しやすくなります。

「電話には出てもらえるのに、担当者と話せない」「そもそも呼び出しに応答がない」。どちらも現場では、つながらないという言葉で報告されがちです。ただ、対処は変わります。前者なら用件の伝え方や担当部署の確認、後者なら番号の状態や架電時点の状況を調べる順番になります。

平均を知りたい理由が、今の成果が低いのか確かめたいからであれば、まず自社の報告書にある「通電」の意味を確認しましょう。受付につながった時点で成功としている集計と、提案先の担当者との会話を成功としている集計を並べても、同じ段階の成果は測れません。

受付応答と担当者接続を別の列で残す

実務では、電話の結果を段階に分けて残す方法が使いやすくなります。たとえば、次のような整理です。

記録する段階 集計に含める場面 分けて記録したい場面
応答あり 受付や担当者など、人が電話に出た 自動音声、留守番電話
担当者接続 提案内容を扱う担当者と話せた 受付での取り次ぎ待ち、担当者不在
アポイント獲得 面談などの約束を確認できた 資料案内のみ、検討すると言われた状態

これは集計方法の提案です。既存の社内ルールがあれば、その定義を記録表に添えて使ってください。途中で基準を変える場合は、変更前の結果まで同じ意味に見せないよう、集計期間を分けて残します。

「担当者につながった」の範囲も合わせたいところです。担当部署の人が出た場合と、提案を受ける本人が出た場合をまとめると、引き継いだ営業担当が想像する会話の進み具合とずれる可能性があります。部署確認まで進んだのか、本人へ用件を伝えたのかを短く添えるだけでも、次の行動を決めやすくなるはずです。

分母は架電回数か、電話をかけた企業数か

架電回数を基準にする場合、通電率は「通電と定義した結果の件数 ÷ 架電件数」で求められます。表計算ソフトでは、求めた比率をパーセント表示にすると確認しやすくなります。

同じ会社に複数回かけた場合は、実際にかけた回数を架電件数に含めます。一方、企業単位で接触状況を見たいなら、「通電した企業数 ÷ 架電した企業数」を別に集計してください。

見たいものが違います。

架電回数ベースでは、電話をかける作業がどの程度会話につながったかを見ます。企業数ベースでは、対象企業のうちどこまで接触できたかを追います。後者を使う場合は、社名の表記違いや支店の重複を整理しないと、企業数そのものがぶれるおそれがあります。

平均値との比較より先に、通電の定義・分母・集計期間をそろえる。 この順番で確認すると、数字の差を担当者の話し方だけに結びつけずに済みます。

自社の通電率を比べるなら、対象と集計条件を残す

自社の通電率を評価する際は、地域や業種、連絡先の種類、過去の接触状況が近いリスト同士で比べると、改善の手掛かりを得やすくなります。異なる対象をまとめた平均だけでは、どの条件で差が生じたのか読み取りにくくなります。

新しく抽出した企業と、過去に担当部署を確認済みの企業では、架電前に分かっている情報が違います。代表電話へかける場合と、担当部署の番号を確認できている場合も同様です。履歴に違いがあるなら、集計時に区別できるようにしておきましょう。

外部の平均値を見るときは、数字の注記まで読む

他社の資料や代行会社の提案書に平均値が載っていたら、数値の大小を見る前に、調査対象と数え方を確かめます。「通電率」という名称が一致していても、それだけで自社の基準とそろっているとは判断できません。

確認したいのは、次の項目です。

  • 受付応答と担当者接続のどちらを通電に含めているか
  • 架電回数と企業数のどちらを分母にしているか
  • 新規の接触先と、過去に会話した接触先が混在していないか
  • 対象業種、連絡先の種類、集計期間が記載されているか
  • 不通番号や重複先を、集計上どのように扱っているか

注記が足りなければ、自社の目標にそのまま採用する前に確認したいところです。数字の根拠を説明できる状態にしてから、比較対象として使いましょう。

平均を目標にする場面でも、率だけを追うと評価が偏る場合があります。つながりやすい既存の接触先を多く含めれば、まだ接点のない企業へ活動を広げる場合とは対象の構成が変わります。報告書には、通電率とともに対象リストの条件を添えておくと、会議での読み違いを減らしやすくなります。

日別の率を並べるときは、元の件数も確認する

日ごとの架電件数が異なる場合、日別の通電率を単純に平均すると、期間全体の通電率とは違う値になることがあります。期間全体を見たいときは、その期間の通電件数と架電件数をそれぞれ合計してから比率を求めます。

画面には率だけが大きく表示されていても、元の件数まで確認してください。少ない架電結果から出た率と、多くの架電結果から出た率を同じ重さで扱うと、日々の変動に振り回されかねません。

対象を絞りすぎた場合にも注意が要ります。業種、地域、時間帯を細かく分けるほど、各区分に残る履歴は少なくなります。区分別の結果が乏しい段階では、良し悪しの判定を急がず、同じ条件の記録を継続するほうが判断材料を集めやすくなります。

電話を導入する目的自体を整理したい場合は、テレアポのメリットを営業リストの状態から考える記事も参考になります。担当部署の確認を目的にするのか、面談の約束まで求めるのかを先に決めると、報告で見る項目も選びやすくなります。

通電率が低いときは、営業リストの行を点検する

通電率が想定より低いときは、架電履歴から不通番号、重複、担当者不明などの理由を拾い、元の営業リストと照合してください。話し方を変える前に、電話をかける対象や連絡先に修正できる箇所が見つかる場合があります。

営業リストを作った時点では条件に合っていても、実際に連絡する段階では確認が要る項目が残ります。とくに、企業としての同一性、閉鎖・移転、担当部署、業種の細かさ、情報の確認時点は、作成後の運用で見直したい部分です。

社名の表記違いをそろえ、架電履歴をまとめる

同じ会社が別の表記で入っていないかを確認し、同じ企業として扱う情報を結び付ける作業を、名寄せと呼びます。略称と正式名称、旧社名と現在の社名、支店名付きの表記などを別会社のまま残すと、履歴が散らばるおそれがあります。

照合には、法人番号、社名、所在地、電話番号などを組み合わせます。ただし、番号が一致したからといって、機械的に行をまとめる運用は避けたいところです。同じ窓口を使っているのか、同じ法人の別拠点なのかを確認してから、企業と連絡先の関係を整理してください。

本社と支店の両方を営業対象にする場合は、法人単位の履歴と拠点単位の履歴を区別しておく方法も考えられます。どこで誰が断ったのか、担当部署を案内されたのはどの拠点かが分かれば、次に確認すべき内容を引き継ぎやすくなります。

名寄せは、通電率の分母を整えるためだけの作業ではありません。別表記の行を見た担当者が、すでに断られた会社へ再びかけることを避けるためにも使います。表記を修正した後も、お断りの記録が消えないように紐付けておきましょう。

閉鎖・移転の反映と、電話番号の確認を分ける

所在地が更新されていることと、電話番号を直近に確認できていることは、分けて扱いたい情報です。移転を反映したリストでも、その番号が現在の窓口につながるかは、別途確認する余地があります。

電話をかけた結果、番号が使われていないと分かった場合は、不在とは区別して記録してください。単なる不在として次の架電候補へ戻すと、同じ確認を繰り返すことになります。

閉鎖や移転の情報に触れた際は、企業全体の情報なのか、特定の拠点の情報なのかも確認します。支店の移転を法人全体の閉鎖として扱うなど、確認できた範囲を超えて情報を書き換えないようにしたいところです。

修正後の番号だけを上書きするより、以前の番号で確認した結果と、その確認日を履歴に残すほうが、後から経緯を追いやすくなります。代行会社へ依頼する場合も、どの番号を使い、どのような案内が流れたかを返してもらえる形式にしておくと、再確認の負担を抑えやすくなります。

担当者名が空欄なら、部署と用件を先に整える

担当者名がない企業に電話をかける場合は、どの業務の担当者に何を伝えたいかを、リストに添えておきましょう。「ご担当者様をお願いします」だけでは、受付側が取り次ぎ先を判断する材料が足りないことがあります。

たとえば、経理業務に関する提案なら、経理のどの業務に関係する話なのかまで整理します。会社名と商品名だけを読ませるより、相手の業務との関係を短く説明できる状態にするほうが、部署確認を進めやすくなります。

名前は推測で埋めません。

会話の中で確認できた部署名や担当者名は、確認日とともに記録します。聞き取れなかった内容を補って入力するより、「部署名のみ確認」「氏名は未確認」と残したほうが、次の担当者が確認すべき箇所を判断しやすくなります。

担当者名の有無で結果を分けて集計する場合も、氏名がある行を自動的に優良リストと扱わず、いつ、どのように確認した情報かを合わせて見てください。古い氏名に固執すると、現在の窓口を確認する機会を逃すおそれがあります。

業種コードの粒度と、提案先の業務を合わせる

大分類では同じ業種でも、実際の事業内容や電話で確認したい部署まで同じとは限りません。対象が広すぎると感じたら、中分類や小分類で分け、どの区分にどの提案をするかを整理する方法があります。

業種コードは、候補を絞るための入口として使います。分類名だけで相手の課題まで決めつけず、企業のWebサイトなどで確認できた事業内容を、提案との関連が分かる形で添えてください。

担当者につながっても対象外と言われる場合は、通電率だけを追うと原因を見落としかねません。電話の接続には進めているため、業種の選び方や提案先の部署を見直す余地があります。

また、複数の業種に該当する企業を区分ごとに抽出すると、同じ会社が別のリストにも入る場合があります。区分別に集計する際は重複の扱いを決め、実際の架電では企業単位の履歴を参照できるようにしておきましょう。

データの鮮度は、項目ごとの確認時点で見る

企業情報に更新日が付いていても、社名、所在地、電話番号、担当部署が同じ日に確認されたとは読み切れません。架電の準備では、使いたい項目の確認時点を見ます。

電話番号の確認日が分からなければ、最初の架電を連絡先確認の機会として扱い、その結果を残します。担当部署まで確認できたら、部署情報の確認日も記録してください。空欄を埋める作業と、すでにある情報を再確認する作業を区別すると、リストの状態を把握しやすくなります。

CSVをダウンロードして使う場合は、取得日と架電開始日も残したいところです。元のデータが更新されても、手元のファイルをどう更新するかは別途決める必要があります。差し替える際には、追加・変更された企業情報と、自社で蓄積した会話履歴を分けて照合しましょう。

企業情報を更新しても、お断りや会話の履歴は引き継ぐ。 リストを新しくしたことで過去のやり取りが見えなくなると、相手への接触判断まで初期状態に戻ってしまいます。

架電結果から、次に変える作業を決める

通電率を改善する作業は、架電結果の内訳に合わせて選んでください。不応答が多い場合と、受付では話せる場合とでは、試す内容を分けたほうが変化の理由を追いやすくなります。

リスト、時間帯、用件の伝え方を同時に変えると、結果が動いても何が影響したかを判断しにくくなります。対象条件を記録したうえで、まず確認したい原因に関係する部分から調整しましょう。

不応答が続くなら、時刻と相手の案内を照合する

呼び出しに応答がない場合は、架電した日時と、相手側が公開している受付時間などを照合します。受付で担当者の在席について案内を受けているなら、その内容も確認してください。

「不在」という結果だけでは、次の行動を決めるには情報が不足します。戻りの予定を案内されたのか、在席状況は分からなかったのか、取り次ぎを断られたのかを分けて残すと、再び連絡してよい理由があるかを確認しやすくなります。

相手から指定された連絡時刻がある場合は、その案内を優先します。一方、応答がなかったという理由だけで、短い間隔の架電を重ねる運用は避けたいところです。履歴を見て次の対応を判断する担当を決め、架電担当者ごとの独断にならないようにしましょう。

時間帯を検討する際の記録方法は、法人テレアポの時間帯と引き継ぎ実務を整理した記事でも確認できます。自社の履歴を使って検討するなら、対象業種と電話の結果を時刻に結び付けて残すと比較しやすくなります。

受付で止まるなら、取り次ぎに必要な情報を見直す

受付につながる一方で担当者との会話へ進まない場合は、会社名、連絡の目的、関係する業務が短く伝わっているかを確認します。売り込みの説明を長くする前に、誰へ取り次ぐ話なのかが分かる用件を用意しましょう。

既存の取引や約束があるように誤認させる表現は避け、営業の連絡であることが分かる伝え方にします。そのうえで、担当部署が違うと案内されたなら、確認できた範囲を記録してリストへ戻してください。

取り次がれなかった理由も、すべて同じ結果にまとめないほうが後の改善に使いやすくなります。担当部署が不明なのか、担当者が不在なのか、営業の連絡を断られたのかでは、次に行う作業が変わります。

会話の内容を長文で残す余裕がなければ、結果の区分と短い補足から始めても構いません。自由記述だけで管理するより、同じ理由を集計できる欄を用意したほうが、依頼者と架電担当者の認識を合わせやすくなります。

断られた相手は、次の架電候補から外す

断られた相手には再びかけない運用にし、お断りの記録と架電しない先の一覧を共有してください。社内で担当が替わる場合も、代行会社へ引き継ぐ場合も、架電前に参照する情報として扱います。

記録には、相手企業、連絡先、確認日、断りの内容を残します。理由を深く聞き出そうとせず、相手が示した意向を、次の担当者が判断できる範囲で記載しましょう。

再架電を止めた結果、対象件数が減ることも考えられます。その場合は、除外の理由を報告に添えます。断られた先を対象に戻して架電量を補うのではなく、元の抽出条件に合う未接触の企業を確認するほうが、履歴に沿って活動を進めやすくなります。

振り返りでは、通電率の変化に加えて、不通番号を修正した件数、担当部署を確認できた件数、お断りを反映した件数も手元で集計してください。会話に至らなかった記録にも、次のリストを整えるための情報が含まれます。

同じ対象条件を保ち、手紙DM・テレアポ・フォーム営業を選ぶ

電話で接触できなかった企業への次の手段は、連絡先の状態と相手の意向を見て選びます。業種や地域などの対象条件を保ったまま、企業ごとに使える連絡方法を確認すると、リスト作成後の作業を整理しやすくなります。

手段を変えるたびに別の条件で企業を集め直すと、結果の差が手段によるものか、対象の違いによるものかを読み取りにくくなります。元の対象リストを残し、どの企業をどの手段へ振り分けたかを記録しておきましょう。

ただし、同じ条件で抽出した企業でも、電話番号、郵送先、Webサイトの確認状況は異なります。電話番号を確認できた企業だけで行った架電と、郵送先を確認できた企業だけへの手紙DMを比較する場合は、対象企業の構成も合わせて見たいところです。

手紙DMは、送り先と宛名を確認してから依頼する

所在地と送付先の部署を確認でき、紙面で用件を伝えたい場合は、手紙DMを検討できます。電話の応答を待たずに案内を届ける方法として、提案内容や送り先との関係を整理しておきましょう。

準備では、法人の所在地と、実際に案内を届けたい部署の所在地を照合します。会社の住所が分かっていても、提案先の部署が別拠点にある場合は、確認できた送付先を使います。

担当者名が分からない場合は、推測した氏名を宛名へ入れず、確認できた部署名などで送付方法を相談してください。返送された場合の扱いも先に決め、住所の修正や以後の送付判断へ戻せるようにしておくと、発送だけで作業が終わりにくくなります。

フォーム営業は、送信先の利用規約と窓口の用途を確認する

フォーム営業を検討する際は、送信先サイトの利用規約で営業目的の送信が禁止されていないか確認してください。問い合わせフォームの用途や注意書きも読み、目的に合う窓口かを判断します。

WebサイトのURLがあることと、営業の案内を送れるフォームがあることは別に確認します。専用の用途が示されている窓口へ、目的の異なる内容を機械的に送る運用は避けたいところです。

電話を断られた企業へ、手段だけを変えて接触を続ける判断にも注意が要ります。お断りの内容を手紙DMやフォーム営業の担当者にも共有し、営業連絡を望んでいない相手を次の送信先へ自動的に回さないようにしましょう。

また、フォームの送信完了と、相手からの返信は分けて記録します。手紙の発送、電話の通電、フォームの送信を同じ「接触成功」として合算するより、手段ごとの実施結果と、その後の返答を並べたほうが状況を読みやすくなります。

営業GO!では、リスト作成後の依頼までつなぐ予定

営業GO!は、2027年1月の提供開始を予定しており、先行登録を受け付けています。地域・業種・法人格、売上高レンジ・利益レンジなどで対象を絞り、リストの保存やCSVのダウンロードへ進めるサービスとして案内しています。

電話番号やURLの有無による絞り込みも、連絡方法を検討する入口になります。業種は大分類・中分類・小分類で整理できるため、対象の業務に合わせて条件を詰める使い方が考えられます。

提供予定の機能には、同じ画面から手紙DM・テレアポ・フォーム営業を発注する流れが含まれます。代筆・封入・郵送・架電までの代行を予定しており、抽出した条件を保ったまま、リスト作成後の実行を依頼する使い方を想定しています。

誰に連絡するかという条件を保ち、どう連絡するかを選ぶ。 手元で実行する場合はCSVを使い、作業を任せたい場合は代行を検討する、という整理ができます。

依頼に向けては、対象条件に加え、担当部署の確認状況、お断りの履歴、結果の返却形式をまとめておくと相談しやすくなります。費用の比較と引き継ぎを合わせて考えるなら、テレアポ代行の見積もりを営業リスト作成後の実務から整理した記事も確認してください。

申し込んだ後、最初にやること

営業GO!の先行登録後の連絡手段・連絡時期、最初に確認される内容、必要書類については、この記事で具体的な案内を示せる情報がありません。営業GO!公式サイトの申込案内を確認し、記載のない項目は申し込み時に問い合わせてください。

連絡が電話かメールか、いつ届くかを推測して予定を空けるより、受付後の案内に沿って確認しましょう。サービスの利用開始についても、2027年1月の提供予定と区別して受け止める必要があります。

相談に備える手元のメモとしては、対象の地域・業種、提案したい内容、現在使っているリストの有無、希望する連絡方法を整理できます。これは、実際に聞かれる項目を示したものではありません。自分が任せたい作業を説明するための準備です。

提出書類も案内に沿って用意してください。既存の営業リストやお断りの履歴を渡したい場合は、受け渡し方法を確認してから準備すると、相談内容と提出物のずれを抑えやすくなります。

よくある質問

テレアポの通電率を判断するときは、平均値の大小だけでなく、受付応答・担当者接続・アポイント獲得のどこで止まっているかを確認してください。手元の記録で判断しにくい点は、集計方法とリストの状態に分けて整理できます。

平均より低いと感じたら、話し方から変えるべきですか？

先に不応答、不通番号、担当者不在、取り次ぎのお断りを分けて集計しましょう。人が電話に出ていない架電が多ければ、話し方を調整しても、その部分の原因には届きにくいと考えられます。

受付と話せているのに用件が伝わっていない場合は、担当部署の指定や説明の短さを見直す余地があります。会話した結果を確認してから、修正する箇所を選んでください。

通電率が上がれば、アポイントも増えますか？

担当者との会話が増えれば提案を伝える機会は増えますが、アポイントにつながるかは、提案内容と相手の状況にも関係します。通電率とアポイント獲得の状況は、分けて追うほうが原因を確認しやすくなります。

担当者と話せても対象外という返答が続く場合は、対象業種や部署の選び方を点検してください。面談に進まなかった理由が記録されていれば、リストの条件を変えるべきか、提案内容を調整するべきかを検討できます。

再架電は、通電率の分母に含めますか？

架電回数を基準にした集計では、再架電も実際にかけた回数として含めます。企業単位での接触状況も知りたい場合は、企業数を分母にした集計を別に用意してください。

初回の架電と再架電を区別できるようにすると、作業の内訳も確認できます。ただし、断られた相手には再びかけない運用を前提にし、お断りと不在を同じ再架電候補へまとめないようにしましょう。

電話番号がある企業だけに絞れば、通電率を評価できますか？

電話番号があるかどうかは、架電候補を作る際の確認項目になります。ただ、番号の有無だけでは、その番号が現在の窓口につながるか、担当者と話せるかまでは分かりません。

連絡先を確認した日、実際にかけた結果、担当部署の情報を合わせて見てください。番号がある企業だけに絞って比較する場合も、業種や過去の接触状況が違えば、その違いを報告へ添えると判断しやすくなります。

代行を頼む前に、何をそろえると相談しやすくなりますか？

対象の抽出条件、通電の定義、お断りの一覧、現在の架電履歴、返してほしい結果項目を整理すると、依頼内容を具体化しやすくなります。担当者接続まで求めるのか、担当部署の確認も成果として残したいのかを伝えてください。

リストの修正をどちらが行うかも相談したい項目です。不通番号や移転が見つかったとき、結果の報告だけで終えるのか、元のリストへの反映まで依頼するのかを合わせておくと、作業の抜けを減らしやすくなります。

まとめ

まず手元の架電履歴で通電の定義と分母をそろえ、不通番号・担当者不在・お断りを分けて、次に修正するリストの項目を決めてください。実行まで任せたい場合は、その条件と履歴を整理したうえで、2027年1月提供開始予定の営業GO!の案内を確認し、手紙DM・テレアポ・フォーム営業のどの作業を依頼したいか具体化しましょう。

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